職場人：寫一份任務(wù)清單

【-職場規(guī)劃】新員工培訓課程不一定會講到“任務(wù)管理”，但是你每天或多或少都要為它動動腦筋。

拖著還沒睡醒的腦袋去上班，路上要想的或許不止是早上吃點什么、喝杯拿鐵還是卡布奇諾;昨天訂好的會議里自己要說點什么;中午前給老板寫郵件匯報進度;下午去見客戶，主要談哪個項目;給某個過生日的同事準備禮物;晚上參加同學聚會別遲到……

面對不一樣的“To-Do List”，在列完清單之后按照重要和緊急程度對優(yōu)先級別進行排列、計算執(zhí)行時間，保證任務(wù)完成并給自己留有余地。

這是每個人的必修課。

當工作和生活這兩個抽象的詞被具體到一件件事情上來時，重要如做職業(yè)規(guī)劃，瑣碎如去干洗店都會出現(xiàn)在任務(wù)清單上，怎么完成這些任務(wù)直接關(guān)系到你對自己工作任務(wù)的把握和對生活的安排，甚至能直接反映出你的執(zhí)行力。

就如何進行任務(wù)管理和對待自己的“To-Do List”，《第一財經(jīng)周刊(微博)》邀請了26位公司人參與了一個“如何進行任務(wù)管理”的小規(guī)模調(diào)查。

這些職業(yè)分布在總裁秘書、工程師、網(wǎng)站編輯、審計師、大學教師的人當中不乏典型的行動派，也就是每天定時定點給自己的任務(wù)清單列好事項并規(guī)定完成時間(對拖延或無法完成的情況還有懲罰措施)，可見他們就有雷厲風行的特點。

而把所有事情都具體到一個個條目，也許一件事情里的每個步驟都要精確計算花費的時間和成本，但可能還是會有“覺得不夠系統(tǒng)化”的煩惱。熱衷于做任務(wù)清單，每天都更新，但是上面總有幾條一直被標記著“未完成”，拖延癥在很多人身上都有所體現(xiàn)。

另外還有人每天在腦子里把要做的事情想上十幾遍并自動排序，完全不需要形式上的“To-Do List”……不同行業(yè)，不同的工作習慣，經(jīng)驗值也各自不同，而且還有一些性格差別的因素。

制定任務(wù)清單最原始的方式現(xiàn)在仍然適用。大部分受訪者都還保留著隨身攜帶記事本，遇到事情記下來的習慣。

但是記事本也會帶來苦惱，首先是即便寫下來、不定期檢查也還是會忘記。如果你有好幾個做清單的記事本，很可能事情會一團亂。還有每天用筆寫清單并排序，其本身就可以作為任務(wù)清單的第一條，因為它也消耗時間。

現(xiàn)在有不少軟件可以解決用記事本帶來的麻煩。Google Calendar這個根據(jù)每天的時間制定內(nèi)容的軟件是大多數(shù)人的選擇，特別是在團隊合作需要彼此知會時間的情況下。手機上的時間管理軟件也不少，簡單的有把記事本搬到手機上的Word或Excel表格，復雜的有根據(jù)時間管理原則設(shè)計的App，有一些軟件就完全契合了那些對任何事物都以“美貌至上”為原則的人的心理。

使用軟件來管理任務(wù)越來越普遍，但它究竟是幫助你更好地管理時間，還是讓你在任務(wù)管理方面精力分散?很少有人只用過一個軟件，相比制定任務(wù)清單，往往會把更多的精力放在查看在不同終端上的軟件里寫過什么，和紙質(zhì)的筆記本上有哪些重疊之處，再把它們組合在一起。

對于公司人來說要考慮的問題可能還有，是不是應(yīng)該把工作和生活的內(nèi)容分開;最好找一個能實現(xiàn)云存儲跨終端的軟件，否則在電腦上記下來的東西無法在手機上查看;總是被臨時增加的事情干擾怎么辦;忙起來即使在任務(wù)清單上寫兩行字都覺得煩啊……

當然，每個人的情況不同，習慣也不一樣，這里要說的只是一些基本準則，至于如何操作，還是由你自己來把握。

A

你對任務(wù)清單的依賴有多大?

“To-Do List依賴癥”雖然是少數(shù)派，但大多數(shù)人身邊都會有一兩個list工具來幫助他們掌控自己的效率。在接受訪問的26位公司人中，只有1位表示自己從來不用任務(wù)清單(對，他只用腦袋記)。其余的25人中，14位公司人每天甚至隨時都要更新一下自己的List，另外還有3個人會每周定期更新List.

助理審計師沈梓振會隨時更新他的任務(wù)清單，但不見得所有的事情都要列上去。比如他用來寫清單的隨身本上會寫下“給20個客戶打電話”這樣的條目，但不會詳細寫跟誰、什么時候聯(lián)絡(luò)、什么事，這些細化的任務(wù)就交給客戶聯(lián)系單來具體處理了。在他看來，任務(wù)清單是自己工作的向?qū)А?/p>

公司人對任務(wù)清單的依賴程度往往取決于他們工作任務(wù)的復雜程度，但清單最終只是用來安排時間并起到提醒作用的。不抓緊時間投入到工作中，卻一直盯著單子看，上面的條目是不會自動減少的。

B

你為不能系統(tǒng)化而煩惱?

至少有5位公司人表達了對自己的任務(wù)清單無法系統(tǒng)化的困擾。一部分是因為記清單的工具太多，把自己的時間割碎在了不同的載體上，一天內(nèi)要完成的任務(wù)都無法整理出一條完整的timeline.更多的，則是由于一個長期的項目會分散在很多天的清單當中，很少會提前對整個進程進行規(guī)劃，或者在事后進行整理。

如果你對自己的任務(wù)清單有系統(tǒng)化的要求，就先改變對它的隨意態(tài)度吧。在網(wǎng)絡(luò)公司工作的林艷的任務(wù)清單就有這種效果。她用電腦和手機同步的Wunderlist記工作的項目進度，用便利貼記短期的非常規(guī)任務(wù)。她給自己的任務(wù)清單定下了四條“軍規(guī)”：1、Wunderlist和便利貼上的任務(wù)絕不允許重復。2、Wunderlist上的任務(wù)根據(jù)所屬項目歸類，并根據(jù)輕重緩急加上deadline和星標。3、Wunderlist中另設(shè)一個“idea”項，外出臨時想到的點子隨手記在里面，等回到辦公桌邊時就對它們進行篩選，并歸類到相應(yīng)的項目中。4、便利貼每張只允許寫一條任務(wù)，層疊貼在顯示器右下角，最多不超過7張，否則就要檢查自己是否沒有搞清楚任務(wù)，或者應(yīng)該把其中某項整理到長期項目中去。

C

它還是用來溝通的材料之一

邱夏在一家食品公司做工程項目管理，她的任務(wù)清單就分為團隊項目和自己的工作筆記。在項目組定期召開的項目會后，項目的進度和自己的工作計劃都要進行相應(yīng)的確認和調(diào)整。因為寫任務(wù)清單本身就是工作內(nèi)容之一，而且項目組有一套規(guī)范的Project List規(guī)范，List本身不僅是提高團隊合作效率的方法，有時候還可以成為向老板尋求資源的依據(jù)：“老板，你看我要做那么多事情，僅憑手頭的資源哪做得完，給點支持啊!”無論撒嬌、賣萌，都敵不過一張鐵證如山的任務(wù)清單。

任務(wù)清單不僅僅是個人的安排，只要你的工作不是單打獨斗，那么清單上的內(nèi)容總會與你的同事、老板，包括客戶產(chǎn)生聯(lián)系，在適當?shù)臅r候拿出來，也可以成為溝通的材料之一。

D

制定任務(wù)清單要掌握的10件事

01控制列清單的時間

本次調(diào)查中，不少公司人都會在比如上班路上先花5至10分鐘想好當天要做的事，到辦公室再記下來。超出10分鐘的情況也有，一般是在寫項目計劃時。

02限定任務(wù)數(shù)量

許多時候清單里的事項對于公司人沒有強大動力，所以會有“拖延癥”。數(shù)量過多可能會導致恐懼心理。

03把任務(wù)細化

有時對于任務(wù)的拖延是由于任務(wù)表述的模糊不清而造成的，因此需要細化到具體行動，即action.

04去掉那些從未解決(也沒什么嚴重后果)的事項

根據(jù)帕累托法則，清單中20%的任務(wù)貢獻了80%的價值。一項任務(wù)如果長期沒有得到重視，那么它很可能是沒有價值的。永遠先做有價值的事。

05標明每個任務(wù)所需的時間

對于有經(jīng)驗的任務(wù)，規(guī)定所需的大概時間可以提高效率;對于沒有經(jīng)驗的任務(wù)，可依據(jù)他人經(jīng)驗作為時間參考值，這樣能防止在一個問題上花費過多時間。

06留出任務(wù)與任務(wù)之間的空當

這與個人經(jīng)驗和統(tǒng)籌思維有關(guān)。留太多時間會不連貫，反之則可能因一件任務(wù)延遲而造成連鎖拖延。

07要不要分類?

清單里沒必要區(qū)分長期和短期任務(wù)，清單就是每日備忘錄，是實現(xiàn)長期或短期目標的具體實施步驟。不過在規(guī)劃長期及短期目標的時候可以分成幾大類，但不宜過多。通常公司人都有意識先完成緊急、重要的任務(wù)。

08遵循MECE原則

意思是“相互獨立，完全窮盡”。在把一個工作項目分解為若干個更細的工作任務(wù)時，要遵循完整性和獨立性的原則，即分解過程中不要漏掉某項，而每項工作之間要獨立，不要有交叉重疊。

09列清單所使用的工具不宜過多

使用你覺得舒服的方式，最好能隨時查看。同時最好只專注于一種記錄方式，因為有時會忘記同步。在使用任務(wù)清單的25位受訪公司人里有7位使用單一的記錄工具。其他人則除了電子工具外多數(shù)還會用到本子。

10定期調(diào)整

對于完成的任務(wù)不是單純將其在當天的清單上劃掉，而是進行詳細記錄，然后每周末或月末時進行歸納總結(jié)，這有助于公司人調(diào)整短期或階段目標。同時，完成目標的成就感也是進行下一階段任務(wù)的強大動力。

韋瑋

凱捷咨詢跨國企業(yè)業(yè)務(wù)高級經(jīng)理

C=CBNweekly

W=韋瑋

C：制作任務(wù)清單的關(guān)鍵是什么?

W：關(guān)鍵是簡潔并且有重點。所謂的重點即是分清清單中任務(wù)的主次。

To-Do List是時間管理的一種工具，它會記錄以及提醒你當日需要解決的事項。制作這種任務(wù)清單的目標并不是把所有的任務(wù)都做完，而是讓人更有效地利用時間。清單中的任務(wù)可以是為了實現(xiàn)長期的目標所做的具體行動，也可以是應(yīng)對突發(fā)事件所采取的必要措施。

C：制定任務(wù)清單時首先要做什么?

W：確定長期階段目標。可以是在某一個領(lǐng)域、時間跨度為半年至一年的長期階段目標。然后就是分解階段目標。設(shè)定目標是一個很重要的事。通常“任務(wù)拖延癥”是由3個原因造成的：目標不清晰;沒有考核;沒有考核者，即監(jiān)督你完成清單上任務(wù)的人。比如把“自我提升”的目標分解為一年內(nèi)通過日語N3等級考試，再細化到每天背150個單詞。

C：在書寫清單這步需要注意什么?

W：除了前文中提到過的幾點外，還有每天設(shè)置1至3件最重要的任務(wù)確保必須完成，以及使用強有力的動詞來表達任務(wù)。比如“給某某寫郵件”比“聯(lián)系某某”更加具有可行性。因為清單上的任務(wù)需要有強大的動力去push你做這件事情。

C：公司人的任務(wù)清單上很大一部分是關(guān)于工作的計劃，這方面要注意什么?

W：工作計劃包括需要解決的問題、對問題的假設(shè)、證明/推翻假設(shè)的關(guān)鍵分析、數(shù)據(jù)原始資料、責任/時間進度。當然這不是都要列在清單上，這是比清單更詳細的計劃。不過在制定任務(wù)清單時也需要預計一下可能會遇到的問題。這就和前文提到的“留出合適的空當”相關(guān)聯(lián)了—這是在預計可能會發(fā)生問題的情況下，讓你的工作流程繼續(xù)有效運轉(zhuǎn)的一種方法。

C：在制定清單時多數(shù)公司人都會考慮哪些事應(yīng)該先做的問題，通常可以如何來判斷?

W：一般來說，高優(yōu)先級事項是指需要時間安排的事項，以及對主要信息會產(chǎn)生巨大影響的事項。比如安排問卷調(diào)查、核心客戶訪談等。低優(yōu)先級事項是指已經(jīng)收集過信息的事項(只需要分析性工作)，以及優(yōu)先級較低的事項，或(在最差情況下)口頭就可以做的事。

C：在任務(wù)清單上把工作和生活分開是一種必要的習慣么?

W：這看個人習慣。就我個人而言，我習慣把工作和生活上的事放在一起。我會先確定自己能夠支配的時間，比如有12小時，然后把所有事情列出來，然后在12小時的范圍內(nèi)平衡一下工作和生活各自占有的比重�？赡苡袝r候生活會大于工作。其實生活和工作很難完全分開，所以個人建議是放在一起。(中國鞋網(wǎng)—最權(quán)威最專業(yè)的鞋類資訊中心)