私人和公務(wù)信函--概述
書(shū)信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。書(shū)信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是， 英語(yǔ) 書(shū)信的寫(xiě)法與漢語(yǔ)書(shū)信有一些明顯區(qū)別，應(yīng)特別加以區(qū)分。
英語(yǔ) 書(shū)信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個(gè)進(jìn)行介紹。
1.信端（Heading）
信端即信頭，一般包括寫(xiě)信人的地址和寫(xiě)信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、電傳、傳真和郵政編碼等。
西方國(guó)家中有些信端甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱等。
信端的目的是使收信人一看便知道書(shū)信來(lái)自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫(xiě)信時(shí)，信端應(yīng)寫(xiě)在信紙的右上角，若字?jǐn)?shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫(xiě)起。若字?jǐn)?shù)較少，可適當(dāng)多向右移一些，使整個(gè)信端的重心落在右上角。
信端的寫(xiě)法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來(lái)看，前者更為常用。
采用并列式時(shí)，每行開(kāi)頭要左對(duì)齊；采用斜列式時(shí)，每行開(kāi)頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。
例如
�。�1）并列式
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
�。�2）斜列式（Indented Form）
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
寫(xiě)信端時(shí)，先寫(xiě)發(fā)信人的地址，地點(diǎn)的名稱按由小到大的順序排列，然后與其它項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫(xiě)門牌號(hào)和街名；第二行寫(xiě)區(qū)名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國(guó)外寄的信，還要寫(xiě)上國(guó)家的名稱；國(guó)家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫(xiě)上電話號(hào)碼，最后一行寫(xiě)發(fā)信日期。如果寫(xiě)信人的地址是機(jī)關(guān)單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫(xiě)信人的單位沒(méi)有門牌號(hào)碼和街名，則第一行可寫(xiě)上所在班級(jí)或?qū)I(yè)組的名稱；第二行寫(xiě)系、科、室名稱；第三行寫(xiě)學(xué)校名稱；第四行寫(xiě)市（縣）、�。ㄖ荩┟Q；然后再寫(xiě)郵政編碼、國(guó)名、電話號(hào)碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。
如果使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，則在每行末尾加逗號(hào)，最后一行的末尾加句號(hào)。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。
特別要注意的是，門牌號(hào)碼和街名之間要加逗號(hào)。月份和日期之間不可用逗號(hào)。在西方國(guó)家，城市名稱之后往往寫(xiě)有字母或數(shù)字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。
關(guān)于發(fā)信日期的寫(xiě)法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
①年份應(yīng)完全寫(xiě)出，不能簡(jiǎn)寫(xiě)。
�、谠路菀糜⑽拿Q，不要用數(shù)字代替。
③月份名稱多用公認(rèn)的縮寫(xiě)式。但 May, June, July, 因?yàn)檩^短，不可縮寫(xiě)。
�、軐�(xiě)日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡(jiǎn)單明了。
日期可有下列幾種寫(xiě)法：
�、� Oct. 20, 2004
�、� 10 May., 2004
�、� 3rd June, 2004
④ Sept. 16th, 2004
其中，①最為通用。
2.信內(nèi)地址（Inside Address, Introductory Address）
信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫(xiě)在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開(kāi)始寫(xiě)，低于寫(xiě)信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應(yīng)與信端的書(shū)寫(xiě)格式保持一致。其次序是，先寫(xiě)收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫(xiě)地址，可占二至四行，例如：
�、俨⒘惺�
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District, 100871
Beijing
China
②斜列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District,100871
Beijing
China
3.稱呼（Salutation）
對(duì)收信人的稱呼應(yīng)自成一行，寫(xiě)在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開(kāi)始寫(xiě)，每個(gè)詞的開(kāi)頭字母要大寫(xiě)，至于末尾處的符號(hào)，英國(guó)人用逗號(hào)，但美國(guó)和加拿大 英語(yǔ) 則多用冒號(hào)。稱呼用語(yǔ)可視寫(xiě)信人與收信人的關(guān)系而定。
給外國(guó)人寫(xiě)英文信時(shí)，稱呼用語(yǔ)要注意以下幾點(diǎn)：
�、賹�(duì)沒(méi)有頭銜的男性一般稱呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對(duì)的稱呼，應(yīng)該是：Mr. 或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用 Mr. 的復(fù)數(shù)形式 Messrs. 。對(duì)一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。
�、趯�(duì)女性一般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨(dú)使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒(méi)有復(fù)數(shù)形式。若稱呼多個(gè)女性，則在姓名前用 Mme. 的復(fù)數(shù)形式 Mmes. 而對(duì)以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫(xiě)為 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。
�、蹖�(duì)收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫(xiě)為 Prof.），Doctor （縮寫(xiě)為 Dr.）， General (縮寫(xiě)為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。
④對(duì)外公函中對(duì)收信人的稱呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能帶姓名。用 Sirs 時(shí)，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨(dú)用 Sir。若收信人是婦女，則無(wú)論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。
�、輰�(duì)外國(guó)高級(jí)官員的稱呼，如國(guó)家元首、政府首腦、部長(zhǎng)、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （復(fù)數(shù)為 Excellencies）。
�、迣�(duì)君主制國(guó)家的國(guó)王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對(duì)女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時(shí)也用 Your Majesty 稱呼以表示�？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties。
�、邔�(duì)王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時(shí)，一般用 Your Highness (復(fù)數(shù)為 Highnesses)。
收信人稱呼
先生（男人）Mr./Esq.
夫人（已婚）Mrs.
小姐（未婚）Miss
夫人、小姐統(tǒng)稱Ms.
夫婦倆人Mr.and Mrs.
兩位或兩位以上男子Messrs
兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames
兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses
常見(jiàn)的頭銜（漢英對(duì)照）如下：
教授Professor
博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
醫(yī)學(xué)博士Medical Doctor(M.D.)
總統(tǒng)或校長(zhǎng)President
主席或董事長(zhǎng)Chairman
副主席或副董事長(zhǎng)Vice Chairman
副總統(tǒng)或副校長(zhǎng)Vice President
首相Prime Minister
總理Premier
省長(zhǎng)或州長(zhǎng)Governor
市長(zhǎng)Mayor
參議員Senator
大使Ambassador
秘書(shū)長(zhǎng)Secretary General
一秘First Secretary
二秘Second Secretary
院長(zhǎng)Director,Dean
副院長(zhǎng)Vice Director
系主任Dean,Head,Chair
館長(zhǎng)Chief Librarian,Curator
閣下Excellency
神甫Father
