首先，必須要標(biāo)題(Heading)欄的“收件人(To)”框中輸入收信人的E-mail 地址。
“主題(Subject)”框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè) 單詞 ，如greetings;長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母�！爸黝}”框的內(nèi)容切忌含糊不清。像News about the meeting 這樣的表達(dá)，應(yīng)改為T(mén)omorrow’s meeting canceled。一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的 單詞 和專(zhuān)有名詞的首字母大寫(xiě)即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè) 單詞 的首字母大寫(xiě)，如：New E-mail Address Notification。視信的內(nèi)容是否重要，還可以開(kāi)頭加上URGENT或者FYI(For Your Information，供參考)，如：URGENT：Submit your report today!
E-mail一般使用非正式的文體，因此正文(Body)前的稱(chēng)呼(Salutation)通常無(wú)須使用諸如“Dear Mr. John”之類(lèi)的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。如：Tommy，或者M(jìn)r. Smith。
E-mail文體的另外一個(gè)特點(diǎn)是簡(jiǎn)單明了，便于閱讀，太長(zhǎng)的內(nèi)容可以以附件的方式發(fā)出。一個(gè)段落大多僅由一到三個(gè)句子組成。信尾客套話(Complimentary close)通常也很簡(jiǎn)明。常常只須一個(gè)詞，如：“Thanks”，“Best”，“Cheers”，不需要用一般信函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。稱(chēng)呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開(kāi)頭無(wú)須空格。如：
Jimmy,
I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.
Best regards,
David
在電子郵件的使用者中還流行使用一些由首字母或讀音組成的縮略詞，如：
d u wnt 2 go out 2nite：Do you want to go out tonight?
lol：Laughing out loud
oic：Oh, I see.
mte：My thoughts exactly.
brb：I’ll be right back.
c u 2morrow：See you tomorrow.
fanx 4 ur elp：Thanks for your help.
gr8：great
btw：By the way
imho：In my humble opinion
asap：As soon as possible.
另外，網(wǎng)友們?yōu)榱私o枯燥的文字加入感情色彩，還創(chuàng)造了一種表示感情的小符號(hào)， 英語(yǔ) 叫smiley.如： ：-)代表“I’m smiling at this”， ：-(代表“I’m sad about this”。
上述縮略詞和小符號(hào)要視具體情況而定，不宜濫用。
E-mail的非正式的文體特點(diǎn)并不意味它的撰寫(xiě)可以馬虎行事，特別是給長(zhǎng)輩或上級(jí)寫(xiě)信，或者撰寫(xiě)業(yè)務(wù)信函更是如此。寫(xiě)完信后，一定要認(rèn)真檢查有無(wú)拼寫(xiě)、語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的誤。當(dāng)然Outlook Express等軟件的“拼寫(xiě)檢查”功能可以助你一臂之力。
