晉江民企建檔之路

日前，福建親親股份有限公司以80分的高分通過了省級(jí)企業(yè)檔案管理單位驗(yàn)收，這是晉江市繼2001年鳳竹集團(tuán)公司獲得國家二級(jí)企業(yè)檔案管理單位以來，第二個(gè)獲得省級(jí)以上檔案管理先進(jìn)殊榮的民營企業(yè)。

至此，擁有上萬家民營企業(yè)的晉江，檔案管理通過省級(jí)水平的仍僅有區(qū)區(qū)兩家，這與晉江作為中國品牌之都、擁有24枚中國馳名商標(biāo)的經(jīng)濟(jì)地位顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不相稱的，其余一萬多家民企檔案管理究竟處于什么樣的狀態(tài)呢？

據(jù)了解，企業(yè)檔案是指企業(yè)在設(shè)立、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有參考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。晉江市檔案局黃項(xiàng)飛副局長認(rèn)為，民營企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)和不可替代的信息資源，民營企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理，需要以良好的檔案工作為支撐和保障。

現(xiàn)狀——

檔案管理零散無序

由于民營企業(yè)經(jīng)營以追求利潤最大化為目的，老板習(xí)慣把眼光放在生產(chǎn)和營銷上，對(duì)建檔等企業(yè)管理基礎(chǔ)建設(shè)往往認(rèn)為可有可無。據(jù)了解，目前晉江民企檔案管理大多停留在“散、亂、癱”的狀態(tài)。

管理呈現(xiàn)橄欖形狀

晉江民企，沒建檔案的少，但管理得好的少，大多數(shù)有檔無管。黃項(xiàng)飛副局長形象地把晉江民企檔案管理現(xiàn)狀稱作“橄欖形狀”：即兩頭小，中間大。

“根據(jù)調(diào)查，未開展檔案工作的企業(yè)比例很少，僅占10%左右；而檔案管理達(dá)到較高水平的企業(yè)也是少數(shù)。”黃項(xiàng)飛副局長根據(jù)多年經(jīng)驗(yàn)總結(jié)說，目前晉江民營企業(yè)檔案管理，具有一定規(guī)律，一般規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè)，名企好于一般企業(yè)，創(chuàng)立時(shí)間長的企業(yè)好于創(chuàng)立時(shí)間短的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。

晉江鳳竹公司檔案室負(fù)責(zé)人馬桂英對(duì)晉江民企建檔已經(jīng)觀察多年，她總結(jié)說，晉江民企普遍存在兩種檔案管理模式：一是規(guī)模較小、家族式管理模式的企業(yè)，檔案分散在家族成員中保管，特別是企業(yè)的核心技術(shù)檔案只交給“家族內(nèi)部人”進(jìn)行封閉管理。“為了防止泄密，重要一點(diǎn)的材料老板自己一般放在抽屜里。”黃副局長形容這種管理方式為：抽屜式管理。二是雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與企業(yè)發(fā)展規(guī)模脫節(jié)，企業(yè)檔案分散保管在各個(gè)具體經(jīng)辦的職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部，技術(shù)檔案保存在技術(shù)部，設(shè)備檔案保存在設(shè)備部，文書檔案保存在辦公室，雖然各部門都保存檔案，但各部門之間互相封閉，整體上仍處于零散、無序狀態(tài)。

企業(yè)資源容易流失

“如果不加以重視，這兩種檔案管理模式將會(huì)對(duì)今后企業(yè)的經(jīng)營管理產(chǎn)生許多弊端。”
  馬桂英認(rèn)為，晉江多數(shù)民企檔案工作隨意性大，企業(yè)檔案不能做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集。因?yàn)槠髽I(yè)缺少必要的檔案管理制度和檔案保管條件，同時(shí)由于管理人員素質(zhì)低、缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)，阻礙企業(yè)內(nèi)部管理信息流通和共享，降低了企業(yè)檔案的開發(fā)利用率，也不利于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

此外，這兩種管理模式也容易導(dǎo)致檔案資源流失。由于民企具有職工流動(dòng)隨意性較大，把企業(yè)檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，一旦關(guān)鍵人員跳槽流動(dòng)，輕則使企業(yè)的管理層面發(fā)生裂變、斷層，工作無法延續(xù)，管理成本增大；嚴(yán)重的很可能使企業(yè)獨(dú)有的知識(shí)和信息流失，造成無法挽回的損失。因?yàn)楦鱾�(gè)企業(yè)的檔案都有自身獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請(qǐng)專利的技術(shù)，如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙數(shù)據(jù)、工藝配方等。占有這些檔案資料就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密。所以在市場經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的今天，民營企業(yè)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)的觀念，完整地收集、整理、保管好企業(yè)檔案，避免因技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失，影響企業(yè)生存。

作用——

民營企業(yè)的參謀者

“企業(yè)檔案是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的憑證和依據(jù)。”黃副局長認(rèn)為，企業(yè)檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、權(quán)益維護(hù)和市場開拓等各項(xiàng)活動(dòng)中都起到重要作用，特別是入世以后，信用檔案、反傾銷檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、企業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案、客戶資信檔案、企業(yè)文化檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源必須加快建設(shè)。

資料收集了，并使之成為活信息，檔案將成為企業(yè)解決問題、發(fā)展壯大的參謀者、好幫手。

反傾銷考驗(yàn)鞋企檔案

業(yè)內(nèi)人士分析，中國已經(jīng)連續(xù)9年遭到西方國家的反傾銷調(diào)查，成為世界上的最大受害國。晉江民企以外向型居多，影響更為嚴(yán)重，若平時(shí)沒有有意識(shí)地積累，一到應(yīng)對(duì)的關(guān)鍵時(shí)刻，恐怕就會(huì)措手不及。

福州福耀玻璃曾經(jīng)發(fā)起、參與一起應(yīng)對(duì)加拿大反傾銷案，并一舉獲勝，很大因素就是因?yàn)楦Ｒ�的檔案非常齊全。很難想象，如果沒有完整的檔案作為支撐，特別是財(cái)務(wù)、企業(yè)資產(chǎn)、進(jìn)出貨單，福耀能擊破條件極為苛刻的西方國家的貿(mào)易壁壘嗎？后來很多國內(nèi)中小企業(yè)也想打這類官司，但因?yàn)樽陨頇n案不全，導(dǎo)致官司無法進(jìn)行下去。

“要知道在國際貿(mào)易爭端中，哪怕只有一條證據(jù)或材料提供不出來，就意味著全盤皆輸。”黃副局長意味深長地說。

2006年3月8日，由浙江溫州、福建泉州、廣東的鞋業(yè)協(xié)會(huì)（商會(huì)）組建的“歐盟對(duì)華鞋產(chǎn)品反傾銷應(yīng)對(duì)聯(lián)盟”正在積極同歐盟磋商中。黃副局長說：“這次三地聯(lián)盟其實(shí)也是對(duì)三地鞋企檔案管理的一次重要考驗(yàn)與挑戰(zhàn)。”

處理糾紛最具說服力

眾所周知，晉江民企高管、技術(shù)人員流動(dòng)頻繁。對(duì)此，黃副局長也是頗為擔(dān)憂：“管理人員特別是技術(shù)人員跳槽往往伴隨企業(yè)商業(yè)秘密的泄密。”采取有力措施強(qiáng)化企業(yè)秘密的檔案管理，特別是秘密技術(shù)檔案管理，是維護(hù)企業(yè)制度，保護(hù)商業(yè)秘密的有效途徑。

此外，檔案在維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益也有著不可替代的作用。這點(diǎn)鳳竹集團(tuán)已嘗到了檔案規(guī)范管理所帶來的甜頭好多年。鳳竹公司馬桂英頗有感觸！“檔案真實(shí)記錄著企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)，在處理是非和各種糾紛中，檔案是最有說服力的證據(jù)。”1995年至1998年，鳳竹公司正處于發(fā)展的大跨越階段，各種矛盾糾紛隨之而來。

馬桂英回憶說，那階段剛好公司花巨資從一家臺(tái)灣公司引進(jìn)了一臺(tái)烘干機(jī)，投用后卻發(fā)現(xiàn)工藝達(dá)不到要求，甚至一度給公司的正常經(jīng)營帶來困擾。鳳竹要求退貨和賠償，不過這家臺(tái)灣企業(yè)以種種借口始終不愿意接受。不得已，鳳竹最后將這家臺(tái)灣企業(yè)告到北京，并以自己完整而準(zhǔn)確的檔案資料，打贏了這場官司。不僅退回了貨款，還獲得合理的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。

建檔——

需要專業(yè)管理人才

在采訪中，記者發(fā)現(xiàn)晉江民企建檔具有許多先天不足，甚至可以說是困難重重。

“民營企業(yè)檔案管理工作的好壞，直接取決于企業(yè)主對(duì)企業(yè)檔案和檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與理解水平，也賴于企業(yè)主對(duì)企業(yè)檔案的重視程度及企業(yè)主的管理水平。”馬桂英深有感觸地說，晉江多數(shù)民企老板對(duì)于檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，自然導(dǎo)致企業(yè)檔案長期處于尷尬狀態(tài)。

“老板重視了，資料全了，各種設(shè)備添置了，也要有一支專業(yè)隊(duì)伍來管理。”黃副局長說，目前晉江不少規(guī)模企業(yè)設(shè)備可以說是比較齊全了，但缺乏一個(gè)專業(yè)檔案管理人員。據(jù)了解，在晉江找一個(gè)稱職的檔案管理人員猶如大海撈針。黃副局長分析說：“過硬的檔案管理人員不僅要學(xué)過檔案知識(shí)，也必須對(duì)企業(yè)生產(chǎn)流程、營銷環(huán)節(jié)具有一定的了解。不了解的人，也是很難管理好檔案的。比如鳳竹的馬桂英就是一個(gè)好的典型。她非常清楚公司漂染的工藝流程，車間送來資料，她可以馬上就檢查出送上來的資料是否齊全。”

名企的建檔之路

盡管晉江萬家民企檔案管理令人擔(dān)憂，不過晉江一些規(guī)模民企卻已經(jīng)率先走出一條值得借鑒的路。

有關(guān)部門在對(duì)恒安、親親、七匹狼、鳳竹、福馬等10余家龍頭民營企業(yè)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這些企業(yè)均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團(tuán)公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達(dá)到相當(dāng)?shù)乃�平。恒安集團(tuán)公司因已在香港上市，注重汲取和采用國外的管理模式；鳳竹集團(tuán)公司在國內(nèi)上市，許多檔案業(yè)務(wù)在借鑒國企的管理模式上有所創(chuàng)新發(fā)展，其檔案管理已通過國家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收；七匹狼集團(tuán)則采用與國企截然不同的分散式管理模式。

小蘇是目前親親公司唯一算得上專職的檔案管理員。2005年初，文秘專業(yè)出身的小蘇加入親親公司。“那時(shí)親親的檔案管理和多數(shù)民企一樣是比較原始的水平。”轉(zhuǎn)眼一年時(shí)間，親親的檔案管理水平就躍升為省級(jí)先進(jìn)，可以說小蘇見證了這一巨變。

小蘇回憶說，剛來檔案室時(shí)為了熟悉公司的檔案資料，她足足花了兩三個(gè)月的時(shí)間。“那時(shí)，很多材料都是無序堆放，目錄編排也不科學(xué)。”為此，小蘇每找一份資料只能憑經(jīng)驗(yàn)和記憶，即使如此也要花大半天的時(shí)間，材料找到了，人也早已疲憊不堪。不過，這一切在2005年9月開始有了轉(zhuǎn)機(jī)。那時(shí)，親親開始加大投入，并得到泉州、晉江兩級(jí)檔案部門的大力協(xié)助，不到半年時(shí)間，親親的檔案管理水平就取得了驚人的躍升。

不過福建鳳竹集團(tuán)在企業(yè)檔案管理上已是嘗到甜頭了。上世紀(jì)90年代初，鳳竹檔案管理停留在“散、亂、癱”的狀態(tài)，一次公司在處理法律糾紛中，因一份重要文件找不到，不得不“花重金”到北京找發(fā)文部門索取，耗費(fèi)了大量的人力、物力、精力。經(jīng)歷了這些市場經(jīng)濟(jì)的風(fēng)險(xiǎn)和浮沉后，鳳竹董事長陳澄清認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，并于1991年組建了企業(yè)綜合檔案室，在福建省民營企業(yè)中首開先河。經(jīng)過十幾年不斷的完善和積累，目前，鳳竹集團(tuán)檔案管理已達(dá)國家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，成為全省民營企業(yè)檔案管理的典范。在該集團(tuán)新廠房擴(kuò)建、項(xiàng)目建設(shè)、股份制改革、資本上市等工作中，檔案管理發(fā)揮了重要的作用。