Email有風(fēng)險(xiǎn)，職場(chǎng)人需謹(jǐn)慎

    Email，如今可是職場(chǎng)人必不可缺的工具；一些以溝通協(xié)調(diào)為主要工作的職場(chǎng)人，甚至每天的大部分時(shí)間都在收發(fā)Email。可別小看了這“網(wǎng)絡(luò)收發(fā)室”，一封小小的郵件，既可以讓你加官進(jìn)爵，也能葬送你的大好前程。如何處理好Email，里頭有很多講究，不明白這些道道，很可能“大意失荊州”。那么，如何寫(xiě)好工作Email？

　　【職場(chǎng)案例】

　　密信變成公開(kāi)信，很尷尬

　　近日，通訊公司的小張做了一件傻事：他把給同事Angel的密信，習(xí)慣性抄送給了其他部門(mén)的幾個(gè)同事，自己卻全然不知。幾天后，他發(fā)現(xiàn)有些同事的態(tài)度變得十分奇怪，正納悶著呢，Angel急急地告訴他，密信變成了公開(kāi)信，居然還發(fā)給了不該發(fā)送的人。小張的心涼了半截，趕緊打開(kāi)郵箱查看，果不其然：“這下我糗大了！特別是我在郵件里還提到了我倆的合作初步意見(jiàn)，其中部分事宜本該是私下統(tǒng)一口徑的悄悄話”。

　　同樣受郵件困擾的還有李艷。工作數(shù)年，自恃對(duì)Outlook很熟悉，所以當(dāng)經(jīng)理讓她發(fā)合作協(xié)議樣本給合作伙伴時(shí)有些大意了�！耙�?yàn)閰f(xié)議樣本都是相同的，郵件的內(nèi)容和措辭也都一樣，所以發(fā)完幾封郵件之后，我就把這個(gè)流程視為機(jī)械性操作，僅僅換了一下收件人就按了發(fā)送鍵�！倍�這一發(fā)送出去，她才猛然想起，由于直接拷貝了上一封郵件的內(nèi)容，正文的抬頭上赫然寫(xiě)著收件人的名字，這兩人可是此次合作的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。發(fā)現(xiàn)這個(gè)無(wú)法改變的事實(shí)后，她嚇出了一身冷汗，當(dāng)場(chǎng)“石化”。果然幾天后，老板的辦公室被鬧得雞飛狗跳……李艷也因此差點(diǎn)丟了飯碗。

　　【指點(diǎn)迷津】

　　寫(xiě)郵件有風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)郵件要謹(jǐn)慎

　　面對(duì)重要的電子郵件，職場(chǎng)人偶爾還是會(huì)“犯混”：發(fā)錯(cuò)人，抄送錯(cuò)人，忘記發(fā)送附件，漏了落款……但發(fā)出去的郵件就像潑出去的水，嚴(yán)重的錯(cuò)誤甚至還會(huì)影響到工作。因此，牢記以下幾條Email技巧，對(duì)職場(chǎng)人會(huì)有一些幫助。

　　1、及時(shí)回復(fù)郵件。收到他人的重要電子郵件后，理想的回復(fù)時(shí)間是兩小時(shí)之內(nèi)。對(duì)于普通郵件，回復(fù)一般不要超過(guò)24小時(shí)。

　　2、如果在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，內(nèi)容為“本人在×月×日到×月×日休假，如有緊急事件可以聯(lián)系公司某某某”。

　　3、在發(fā)送之前通讀整封郵件，包括抬頭、落款、收件人和抄送人等，更要避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤，建議使用拼寫(xiě)檢查。

　　4、在正文中對(duì)重要內(nèi)容作提示時(shí)，不要濫用字體、字號(hào)、顏色等，以免郵件過(guò)于花哨。

　　5、正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，如涉及事務(wù)很多，最好運(yùn)用列表符號(hào)按序進(jìn)行說(shuō)明，方便對(duì)方閱讀。

　　6、各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按收件人的所屬部門(mén)排列，或是按收件人的職位等級(jí)排列。

　　7、如果郵件內(nèi)容相同而要多次利用，不妨建立一個(gè)工作郵件模板，方便直接調(diào)用。

　　8、如果工作中經(jīng)常要與固定族群有郵件來(lái)往，如同事、客戶等，建議在Outlook新建欄里選擇“通訊組列表”，將需要群發(fā)郵件的人員編成一個(gè)組，這樣在發(fā)送郵件中就不會(huì)因?yàn)槁┝苏l(shuí)而影響工作。

　　9、轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密的郵件時(shí)要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員。

　　10、發(fā)送郵件前，選擇“將郵件保存到已發(fā)送郵件箱”，以便事后查詢。

　　11、如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文中提示收件人查看附件。當(dāng)郵件帶有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)在正文中對(duì)各個(gè)附件的內(nèi)容作簡(jiǎn)要說(shuō)明。附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，如果附件數(shù)目較多時(shí)可打包壓縮成一個(gè)文件，便于對(duì)方下載。

　　12、如附件是特殊格式的文件，應(yīng)在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響收件人的使用。

　　13、由于不少企業(yè)對(duì)郵件的附件大小設(shè)限，因此附件總?cè)萘恳话悴灰顺�過(guò)3MB。如果附件容量過(guò)大，應(yīng)分成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

 　 14、發(fā)送超大附件時(shí)，可以用網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)、QQ等即時(shí)通訊工具在線發(fā)送。 （來(lái)源：人才市場(chǎng)報(bào)）