單證審核指南
單證的審核是對已經(jīng)繕制,備妥的單據(jù)對照信用證(在信用證付款情況下)或合同(非信用證付款方式)的有關(guān)內(nèi)容進行單單,單證的及時地檢查和核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時更正,達到安全收匯的目的。
單證審核的基本要求
及時性。 及時審核有關(guān)單據(jù)可以對一些單據(jù)上的差錯做到及時發(fā)現(xiàn)，及時更正，有效的避免因?qū)徍瞬患皶r造成的各項工作的被動。
全面性。 應(yīng)當從安全收匯和全面履行合同的高度來重視單據(jù)的審核工作，一方面，我們應(yīng)對照信用證和合同認真審核每一份單證，不放過任何一個不符點;另一方面，要善于處理所發(fā)現(xiàn)的問題，加強與各有關(guān)部門的聯(lián)系和銜接，使發(fā)現(xiàn)的問題得到及時，妥善的處理。
按照“嚴格符合”的原則，做到“單單相符，單證相符”。
單單相符，單證相符是安全收匯的前提和基礎(chǔ)，所提交的單據(jù)中存在的任何不符哪怕是細小的差錯都會造成一些難以挽回的損失。
單證審核的基本方法
單證審核的方法概括起來有以下幾種：
縱向?qū)徍朔?是指以信用證或合同(在非信用證付款條件下)為基礎(chǔ)對規(guī)定的各項單據(jù)進行一一審核，要求有關(guān)單據(jù)的內(nèi)容嚴格符合信用證的規(guī)定，做到“單、證相符”。
橫向?qū)徍朔?/P>
在縱向?qū)徍说幕A(chǔ)上，以商業(yè)發(fā)票為中心審核其他規(guī)定的單據(jù)，使有關(guān)的內(nèi)容相互一致，做到“單，單相符”。
上述審核一般由制單員或?qū)弳螁T進行，為第一道審核;為安全起見，應(yīng)當對有關(guān)單據(jù)進行復(fù)審。
單證審核的重點
(一)綜合審核的要點:
檢查規(guī)定的單證是否齊全包括所需單證的份數(shù)。
檢查所提供的文件名稱和類型是否符合要求。
有些單證是否按規(guī)定進行了認證。
單證之間的貨物描述,數(shù)量,金額,重量,體積,運輸標志等是否一致。
單證出具或提交的日期是否符合要求。
(二)分類審核的要點:
匯票
匯票的付款人名稱、地址是否正確;
匯票上金額的大、小寫必須一致;
付款期限要符合信用證或合同(非信用證付款條件下)規(guī)定;
檢查匯票金額是否超出信用證金額，如有信用證金額前有“大約”一詞可按10%的增減幅度掌握;
出票人、受款人、付款人都必須符合信用證或合同(非信用證付款條件下)的規(guī)定;
幣制名稱應(yīng)信用證和發(fā)票上的相一致。
出票條款是否正確如出票所根據(jù)的信用證或合同號碼是否正確。
是否按需要進行了背書。
匯票是否由出票人進行了簽字。
匯票份數(shù)是否正確如“只此一張”或“匯票一式二份有第一匯票和第二匯票”
2.商業(yè)發(fā)票
抬頭人必須符合信用證規(guī)定;
簽發(fā)人必須是受益人;
商品的描述必須完全符合信用證的要求;
商品的數(shù)量必須符合信用證的規(guī)定;
單價和價格條件必須符合信用證的規(guī)定;
提交的正副本份數(shù)必須符合信用證的要求;
信用證要求表明和證明的內(nèi)容不得遺漏。
發(fā)票的金額不得超出信用證的金額，如數(shù)量、金額均有“大約”，可按10%的增減幅度掌握。
3.保險單據(jù)
保險單據(jù)必須由保險公司或其代理出具;
投保加成必須符合信用證的規(guī)定;
保險險別必須符合信用證的規(guī)定并且無遺漏;
保險單據(jù)的類型應(yīng)與信用證的要求相一致,除非信用證另有規(guī)定,保險經(jīng)紀人出具的暫保單銀行不予接受;
保險單據(jù)的正副本份數(shù)應(yīng)齊全,如保險單據(jù)注明出具一式多份正本,除非信用證另有規(guī)定,所有正本都必須提交;
保險單據(jù)上的幣制應(yīng)與信用證上的幣制相一致;
包裝件數(shù)、嘜頭等必須與發(fā)票和其他單據(jù)相一致;
運輸工具、起運地及目的地，都必須與信用證及其他單據(jù)相一致;
如轉(zhuǎn)運，保險期限必須包括全程運輸;
除非信用證另有規(guī)定,保險單的簽發(fā)日期不得遲于運輸單據(jù)的簽發(fā)日期;
除信用證另有規(guī)定，保險單據(jù)一般應(yīng)作成可轉(zhuǎn)讓的形式，以受益人為投保人，由投保人背書。
4.運輸單據(jù)
運輸單據(jù)的類型須符合信用證的規(guī)定;
起運地、轉(zhuǎn)運地、目的地須符合信用證的規(guī)定;
裝運日期/出單日期須符合信用證的規(guī)定;
收貨人和被通知人須符合信用證的規(guī)定;
商品名稱可使用貨物的統(tǒng)稱。但不得與發(fā)票上貨物說明的寫法相抵觸;
運費預(yù)付或運費到付須正確表明;
正副本份數(shù)應(yīng)符合信用證的要求;
運輸單據(jù)上不應(yīng)有不良批注;
包裝件數(shù)須與其他單據(jù)相一致;
嘜頭須與其他單據(jù)相一致;
全套正本都須蓋妥承運人的印章及簽發(fā)日期章;
應(yīng)加背書的運輸單據(jù)，須加背書。
5.其他單據(jù)如裝箱單、重量單、產(chǎn)地證書、商檢證書等，均須先與信用證的條款進行核對，再與其他有關(guān)單據(jù)核對，求得單、證一致，單、單一致。
6.常見差錯
匯票大、小寫金額打錯;
匯票的付款人名稱、地址打錯;
發(fā)票的抬頭人打錯;
有關(guān)單據(jù)如匯票/發(fā)票/保險單等的幣制名稱不一致或不符合信用證的規(guī)定;
發(fā)票上的貨物描述不符合信用證的規(guī)定;
多裝或短裝;
有關(guān)單據(jù)的類型不符合信用證要求;
單單之間商品名稱/數(shù)量/件數(shù)/嘜頭/毛凈重等不一致;
應(yīng)提交的單據(jù)提交不全或份數(shù)不足;
未按信用證要求對有關(guān)單據(jù)如發(fā)票/產(chǎn)地證等進行認證;
漏簽字或蓋章;
匯票/運輸提單/保險單據(jù)上未按要求進行背書;
逾期裝運;
逾期交單。
有問題單據(jù)的具體處理
通過對有關(guān)單據(jù)的認真審核，對于有問題的單據(jù)可根據(jù)具體情況做如下處理：
對有問題的單據(jù)必須進行及時更正和修正。否則，將影響安全收匯。在規(guī)定的效期和交單期內(nèi)，將有問題的單據(jù)全部改妥。
有些單據(jù)由于種種原因不能按期更改或無法修改，可以向銀行出具一份保函(通常稱為擔(dān)保書)，保函中交單人要求銀行向開證行寄單并承諾如果買方不接受單據(jù)或不付款，銀行有權(quán)收回已償付給交單人的款項。對此銀行方面可能會接受。不過最好不要這樣做。因為出具保函后，收不到貨款的風(fēng)險依然存在。同時要承擔(dān)由此產(chǎn)生的其他費用。交單人向銀行出具保函一般應(yīng)事先與客戶聯(lián)系并取得客人接受不符單據(jù)的確認文件。
請銀行向開證行拍發(fā)要求接受不符點并予付款的電傳(俗稱“打不符電”)。有關(guān)銀行在收到開證銀行的確認接受不符單據(jù)的電傳后再行寄送有關(guān)單據(jù)，收匯一般有保證，此種方式可以避免未經(jīng)同意盲目寄單情況的發(fā)生。但要求開證行確認需要一定的時間同時要冒開證行不確認的風(fēng)險并要承擔(dān)有關(guān)的電傳費用。
改以托收方式。由于單據(jù)中存在不符點，原先信用證項下的銀行信用已經(jīng)變?yōu)樯虡I(yè)信用，如果客人信用較好且急需有關(guān)文件提取貨物，為減少一些中間環(huán)節(jié)可采用托收方式。
上述各項措施主要是從有效控制貨物所有權(quán)的前提下，以積極，穩(wěn)妥的方式處理不符合有關(guān)規(guī)定的單據(jù)，避免貨款兩空情況的發(fā)生。因為只要掌握了代表物權(quán)的運輸單據(jù)，買方就不能提取貨物的.如果買方仍然需要這批貨物，那么買方也會接受有不符點的單據(jù)的。 這里必須切記的是，不符單據(jù)是有很大風(fēng)險的，對不符單據(jù)的接受與否完全取決于買方。
單證審核的重點
單證審核是保障安全收匯的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，單證審核的重點是：
1.檢查L/C規(guī)定的單證份數(shù)(比如多或者少，是否是全套等);
2.檢查附加條款對單證的特別要求(比如是否要求注明L/C號碼、合同號碼等);
3.檢查所提供的文件名稱和類型是否符合要求。(比如是否需要認證、出單人是否符合要求等);
4.單證之間的各類描述是否完全一致。(比如大小寫、計量單位等);
5.單證出具或提交的日期是否符合要求。(比如保單日期、FORM A出單期等)。
出單中比較常見問題有：
1.對于信用證溢短裝條款的誤解，造成單證金額、數(shù)量錯誤。
一般地說，如果信用證對金額和數(shù)量溢短裝有明確規(guī)定要按照要求出具;如果信用證沒有明確規(guī)定，可以有5%溢短裝。這里要說的是，根據(jù)UCP500條款，如果計量單位是個、只等，則此項規(guī)定不實用。
2.匯票的受票人名稱、地址打錯。
這里要注意付款行、償付行的區(qū)別。
3.發(fā)票中受益人名稱、地址等與信用證描述不一致。
4.匯票、發(fā)票、保險單等之間幣制名稱不一致或不符合信用證的規(guī)定。
5.發(fā)票上的貨物描述與信用證描述的不完全一致。
6.要求認證或證實單據(jù)的類型、出單人等不符合信用證要求。
7.單單之間商品名稱、數(shù)量、計量單位、嘜頭描述、毛凈重等不一致。
8.正本單據(jù)沒有顯示正本字樣或提交份數(shù)不足。
9.提單、保險單缺少有關(guān)簽字或印章不按要求背書。
10.提單中的卸貨港、目的地簽發(fā)錯誤以及存在不良批注等。
