民營(yíng)企業(yè)人力資源管理：從職務(wù)分析做起

從案例說(shuō)起：張莉應(yīng)該怎樣做
張莉是某名牌大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理系學(xué)生，畢業(yè)后進(jìn)入了一家民營(yíng)食品公司從事管理工作。在上班的最初幾周內(nèi)，她多次發(fā)現(xiàn)下屬食品店的管理混亂，管理人員隨心所欲地安排工作，有很多事務(wù)未能得到及時(shí)妥善處理。當(dāng)她向食品店的管理人員詢(xún)問(wèn)是什么原因時(shí)，他們總是回答：“我不知道這是我份內(nèi)的事”，或者“我不知道應(yīng)該怎么做”。通過(guò)思考，張莉認(rèn)為只有花大力氣編寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)并制定一整套標(biāo)準(zhǔn)和程序來(lái)告訴他們應(yīng)該做些什么，如何去做，才能使這一類(lèi)問(wèn)題從根本上得到解決，使食品店運(yùn)轉(zhuǎn)秩序趨于正常。
為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢？顯然是人力資源管理出了問(wèn)題，其中職務(wù)分析是其關(guān)鍵所在。中國(guó)已經(jīng)正式進(jìn)入了WTO俱樂(lè)部，我國(guó)企業(yè)已被快速納入世界經(jīng)濟(jì)快車(chē)道中，優(yōu)秀跨國(guó)企業(yè)憑借其資金、技術(shù)、產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)，對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)攻事頻頻，國(guó)內(nèi)企業(yè)不得不關(guān)注關(guān)鍵性資源——人才的爭(zhēng)奪。民營(yíng)企業(yè)更是如此。民營(yíng)企業(yè)迫切需要調(diào)整經(jīng)營(yíng)觀念和人才意識(shí)，建立完整科學(xué)的人力資源管理體系，塑造優(yōu)秀企業(yè)文化，提高員工的忠誠(chéng)度。而職務(wù)分析是企業(yè)人力資源管理最基礎(chǔ)的工作，是整個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。那么如何進(jìn)行這方面的工作，就成了擺在眾多民營(yíng)企業(yè)面前的迫切問(wèn)題。
一、職務(wù)分析的概念。簡(jiǎn)而言之，是指對(duì)組織中各項(xiàng)特定職務(wù)的性質(zhì)、內(nèi)容、任務(wù)和責(zé)任進(jìn)行分析研究和做出明確的規(guī)定；同時(shí)又對(duì)承擔(dān)和完成這些工作的人員所具有的素質(zhì)與能力做出明確規(guī)定，最后形成一系列職務(wù)說(shuō)明書(shū)的過(guò)程。職務(wù)分析是人力資源開(kāi)發(fā)與管理必不可少的環(huán)節(jié)，其奠定了民營(yíng)企業(yè)員工甄選、工作評(píng)估、人員考核等的基礎(chǔ)，有利于民營(yíng)企業(yè)建立、健全人力資源管理制度。
二、職務(wù)分析的內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，有效的較全面的職務(wù)分析，應(yīng)該包括下述兩個(gè)基本方面的內(nèi)容：
1.職務(wù)描述。職務(wù)描述是要通過(guò)職務(wù)調(diào)查，在取得有關(guān)信息的基礎(chǔ)上，對(duì)工作崗位的名稱(chēng)、性質(zhì)、任務(wù)、程序、內(nèi)外部環(huán)境和條件等內(nèi)容做出比較系統(tǒng)的描述，并加以規(guī)范化。職務(wù)描述一般包括所設(shè)計(jì)職位的目的、職責(zé)、職稱(chēng)、上下級(jí)之間關(guān)系、職權(quán)等。
2.找出任職的各項(xiàng)要求，即任職資格說(shuō)明。任職說(shuō)明對(duì)任職人員提出生理、心理要求和其他一般要求，例如報(bào)刊的招聘廣告，“總經(jīng)理秘書(shū)，25歲以下，大專(zhuān)以上學(xué)歷，良好的中英文溝通能力，2——3年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)”等具體要求，這屬于任職說(shuō)明中的一般要求。對(duì)不同的職位，還有不同的生理要求，包括健康狀況、體力、感官靈敏度等，不同的心理要求如：觀察能力、記憶能力、理解能力、數(shù)理分析能力、性格、氣質(zhì)、態(tài)度、合作精神等等。民營(yíng)企業(yè)對(duì)人力資源提出更高要求，首先是對(duì)職務(wù)分析發(fā)揮更大作用提出了期望，過(guò)去出現(xiàn)的工作崗位空缺進(jìn)行的職務(wù)分析必須轉(zhuǎn)移到企業(yè)的現(xiàn)在和未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略上。
當(dāng)然，對(duì)民營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，職務(wù)分析不能過(guò)于苛求，否則對(duì)引入人才不利。同時(shí)將職務(wù)分析經(jīng)�；�、戰(zhàn)略化、超前化，從而更好地發(fā)揮職務(wù)分析的基礎(chǔ)性作用，不斷增強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)人力資源管理的適應(yīng)性。
三、 職務(wù)分析的運(yùn)作過(guò)程。職務(wù)分析是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要周密的準(zhǔn)備，同時(shí)還需要具有與組織人事管理活動(dòng)相匹配的科學(xué)操作程序。
（一）準(zhǔn)備階段。職務(wù)分析的準(zhǔn)備階段主要是確定職務(wù)分析的目的，組建工作小組等，具體內(nèi)容如下：
1.明確職務(wù)分析的目的。職務(wù)分析的目的不同，具體的信息收集內(nèi)容及其組合也不同。因此，進(jìn)行職務(wù)分析首先要明確目的，有的放矢。
2.建立職務(wù)分析小組。小組成員通常由分析專(zhuān)家組成。所謂分析專(zhuān)家，是指具有分析專(zhuān)長(zhǎng)，并對(duì)組織內(nèi)各項(xiàng)職務(wù)有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，賦予他們進(jìn)行分析活動(dòng)的權(quán)限，以保證分析工作的協(xié)調(diào)和順利進(jìn)行。
3.明確分析對(duì)象。為保證分析結(jié)果的正確性，應(yīng)該選擇有代表性、典型性的職務(wù)，如果在次要、無(wú)代表意義的職務(wù)上糾纏不清，必然浪費(fèi)大量財(cái)力、物力和時(shí)間。
4.建立良好的工作關(guān)系。為了搞好職務(wù)分析，還應(yīng)該做好員工的心理準(zhǔn)備工作，建立起友好的合作關(guān)系。
（二）信息收集階段。職務(wù)分析的大量活動(dòng)是收集相關(guān)信息，這些信息是后兩個(gè)階段工作的依據(jù)，應(yīng)全面、客觀、準(zhǔn)確，具體要求有：
1.選擇正確的信息來(lái)源。信息的收集是多方面的，不同層次的信息源提供的信息存在可信度上的差別，職務(wù)分析人員應(yīng)該站在公正的角度聽(tīng)取不同信息，不能事存偏見(jiàn)，確保信息的真實(shí)性。
2.靈活運(yùn)用各種方法。職務(wù)分析方法多種多樣，有觀察法、面談法、實(shí)驗(yàn)法、問(wèn)卷法、參與法等等。這些技術(shù)方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際職務(wù)分析中，應(yīng)結(jié)合調(diào)查對(duì)象加以選擇，既可采用其中一種方法，也可以多種方法并用。
3.詳細(xì)編制調(diào)查提綱和問(wèn)卷。包括職務(wù)內(nèi)容，職務(wù)責(zé)任，職務(wù)經(jīng)驗(yàn)，適合年齡，學(xué)歷等，內(nèi)容上應(yīng)具有綜合性和典型性。
4.廣泛收集與職務(wù)相關(guān)的各種信息，無(wú)論直接相關(guān)，還是間接，全面收集。
（三）分析階段。分析階段是整個(gè)職務(wù)分析的核心，其主要工作是對(duì)第二階段中收集到的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面深入的分析判斷和歸納，具體步驟有：
1.審核。甄選收集到的各種信息，去粗取精，去偽存真。
2.分析。對(duì)比各條信息，挑選出其中具有關(guān)鍵性的部分。
3.歸納�？偨Y(jié)挑選出的重要信息，為職務(wù)分析報(bào)告的形成準(zhǔn)備資料。
從其分析的內(nèi)容來(lái)看有：職務(wù)名稱(chēng)是否明確，雇用多少人員才合適，職務(wù)的組織位置，職務(wù)權(quán)限，職務(wù)責(zé)任大小，工作知識(shí)高低，教育和培訓(xùn)的多少等等。
（四）描述階段。僅僅研究分析一組工作，并未完成職務(wù)分析，分析專(zhuān)家必須將獲取的信息予以整理并寫(xiě)出職位說(shuō)明書(shū)。通常，職務(wù)分析所獲得信息以下列方式整理：
1.文字說(shuō)明。將所獲相關(guān)的資料用文字方式表述，列舉職務(wù)名稱(chēng)、工作內(nèi)容、工作設(shè)備與材料、工作環(huán)境及工作條件等。
2.職務(wù)列表及問(wèn)卷。把職務(wù)加以分析，以職務(wù)的內(nèi)容和活動(dòng)分項(xiàng)排列，由實(shí)際從事的人員加以評(píng)判，以表格或問(wèn)卷的形式列出。
3.活動(dòng)分析。把工作的活動(dòng)按工作系統(tǒng)與作業(yè)順序一一列舉，然后根據(jù)每一作業(yè)進(jìn)一步加以詳細(xì)分析。活動(dòng)分析多以觀察及面談的方法對(duì)現(xiàn)有職務(wù)加以分析，所得資料作為教育及培訓(xùn)參考。
4.決定因素法。把完成某工作的幾項(xiàng)重要行為，在積極方面說(shuō)明工作本身特別需要的因素，在消極方面說(shuō)明亟待排除的因素。
（五）運(yùn)用控制階段。這一階段的主要工作是培訓(xùn)職務(wù)分析人員，制定和不斷調(diào)整各種具體的職務(wù)分析文件，確定正確的部分，修改不適應(yīng)的部分。
準(zhǔn)確地進(jìn)行職務(wù)分析的有效方法，常用的有以下幾種：
1、訪談法。這是職務(wù)分析人員通過(guò)對(duì)有關(guān)員工進(jìn)行訪問(wèn)和座談來(lái)獲取信息的一種方法。在訪談前，訪談人員準(zhǔn)備一份周密和可行的訪談?dòng)?jì)劃及相應(yīng)具有指導(dǎo)性的訪談?dòng)涗洷砀窕蛟L談提綱，訪談時(shí)根據(jù)計(jì)劃描述所做工作內(nèi)容以及他們是怎樣完成任務(wù)的，然后，使用表格準(zhǔn)確記錄下來(lái)。其優(yōu)點(diǎn)主要是它的靈活性、快速性、雙向溝通和應(yīng)用廣泛性。也可以獲取在一些其他情況下了解不到的工作活動(dòng)和行為的細(xì)節(jié)。不足之處一是花費(fèi)較多的時(shí)間和精力，二是信息質(zhì)量難以保證。因而，在實(shí)際應(yīng)用中，訪談法不單獨(dú)使用。
2、問(wèn)卷調(diào)查法。使用問(wèn)卷調(diào)查列出一組任務(wù)或工作行為，要求員工回答他是否執(zhí)行了這些任務(wù)或行為。然后，調(diào)查人員根據(jù)這些任務(wù)或行為出現(xiàn)的頻率、對(duì)完成工作的重要性、執(zhí)行的難易程度以及整個(gè)工作關(guān)系，確定它們的權(quán)重，求出得分來(lái)衡量實(shí)際工作。其優(yōu)點(diǎn)是能快速、高效地從大規(guī)模的組織獲得大量的信息。缺點(diǎn)是設(shè)計(jì)一份完備、有效的問(wèn)卷要花大量的時(shí)間、精力和費(fèi)用；另外可能因?yàn)閱T工的表達(dá)能力和主觀因素影響問(wèn)卷調(diào)查的效果。
3、參與法。職務(wù)分析人員通過(guò)親自參與某項(xiàng)工作來(lái)搜集職務(wù)分析信息的一種方法。它的優(yōu)點(diǎn)是可以使職務(wù)分析人員直接地深入體驗(yàn)、了解工作本身的特點(diǎn)和工作對(duì)任職者的要求，明顯的不足之處是對(duì)于高新技術(shù)企業(yè)中許多高度民主專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)水平強(qiáng)的工作，職務(wù)分析人員參與的可能性很小。