如何把工作分配給手下的員工？

在美國(guó)伊利諾斯州一家金融公司擔(dān)任網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程師的TechRepublic 會(huì)員 RC Lopez在讀過(guò)TechRepublic最近發(fā)表的一篇關(guān)于管理人員給員工分配工作任務(wù)的文章后，發(fā)表了一番見(jiàn)解深刻的評(píng)論。在言談話語(yǔ)之中，他對(duì)總是對(duì)本來(lái)應(yīng)該由他人來(lái)完成的工作親歷親為、不給他人任何工作機(jī)會(huì)的管理人員表示了遺憾。他說(shuō)，“由于不把工作任務(wù)分配給自己手下的員工，這樣的管理人員給人留下的印象不是他們不信任別人，就是他們想要成為‘個(gè)別分子’。” RC指出，對(duì)于任何管理人員來(lái)說(shuō)，在給自己手下的員工分配了工作任務(wù)之后還不等人家完成就又親自動(dòng)手都是一個(gè)致命的錯(cuò)誤。不幸的是，對(duì)于很多新上任的管理人員來(lái)說(shuō)，由于他們還沒(méi)有學(xué)會(huì)如何給員工分配工作任務(wù)、該給員工分配什么樣的工作任務(wù)、沒(méi)有學(xué)會(huì)在員工完成工作任務(wù)的過(guò)程中表現(xiàn)出必要的耐心，這又是一個(gè)普遍會(huì)犯的錯(cuò)誤。 把工作任務(wù)分配給自己手下的員工完成對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)并不是一個(gè)本能的反應(yīng)，但是能夠有效開展工作的管理人員都一致認(rèn)可這一點(diǎn)的重要性——不管是出于使自己成為成功的領(lǐng)導(dǎo)者的角度考慮，還是出于使整個(gè)小組健康發(fā)展的角度考慮。他們應(yīng)該知道如何確定哪些工作任務(wù)應(yīng)該分配給自己手下的員工，而哪些不應(yīng)該，也應(yīng)該知道采取哪些行動(dòng)來(lái)幫助員工成功的完成各自的工作任務(wù)。 大家可以遵循下面這些指導(dǎo)方針： 認(rèn)可將工作任務(wù)分配給自己手下的員工完成的重要性 規(guī)劃給員工分配工作任務(wù)的戰(zhàn)略 在給員工分配工作任務(wù)的過(guò)程中應(yīng)用常識(shí) 給員工成功完成工作任務(wù)的機(jī)會(huì) 在給員工分配工作任務(wù)時(shí)檢查自己的個(gè)人動(dòng)機(jī) 下面我們將就上述幾個(gè)方面進(jìn)行進(jìn)一步的闡述。 認(rèn)可將工作任務(wù)分配給自己手下的員工完成的重要性 如果你想要成為一名出色的管理人員，那么把工作任務(wù)分配給自己手下的員工去完成是非常重要的。要想取得成功，你需要對(duì)整個(gè)小組的工作目標(biāo)有整體的了解和把握，在此基礎(chǔ)之上確定應(yīng)該如何實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。這通常就要求管理人員把具體的工作任務(wù)分配給自己手下的員工去完成，以便給自己留出更多的時(shí)間來(lái)對(duì)小組成員進(jìn)行管理、幫助他們提高技能、保持員工隊(duì)伍的工作士氣。 規(guī)劃給員工分配工作任務(wù)的戰(zhàn)略 管理人員要認(rèn)真考慮有哪些工作任務(wù)是可以或者應(yīng)該交給自己手下的員工去完成的。如果不經(jīng)過(guò)認(rèn)真的思考就作出決定，整個(gè)小組的工作環(huán)境將會(huì)陷入沒(méi)有秩序的混亂狀態(tài)。要從確定自己的核心職責(zé)做起。然后，再確定有哪些職責(zé)可以交給自己手下的員工去承擔(dān)，有哪些工作任務(wù)可以交給他們?nèi)ネ瓿�。有的工作雖然很重要，但是并不是你作為小組的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該完成的，或者說(shuō)承擔(dān)這些工作會(huì)影響到你對(duì)整個(gè)小組的管理，那么你就應(yīng)該放手把這些工作交給手下的員工去完成。 在給員工分配工作任務(wù)的過(guò)程中應(yīng)用常識(shí) 在給員工分配工作任務(wù)之前，管理人員一定先要了解清楚整個(gè)小組現(xiàn)在的實(shí)際工作狀況。如果一名工作能力非常強(qiáng)的員工現(xiàn)在已經(jīng)很忙了，已經(jīng)需要為了完成手頭的工作任務(wù)而加班加點(diǎn)，那么就不要再給她分配新的工作任務(wù)了。因?yàn)檫@樣盡管可以表明你對(duì)她的認(rèn)可和信任，但是對(duì)她來(lái)說(shuō)并不是什么好消息。如果你決定把某項(xiàng)工作任務(wù)交給一名員工去完成，那么一定要告訴他你為什么要交給他這項(xiàng)任務(wù)，同他一起制定工作計(jì)劃。如果能夠把你們交流的內(nèi)容同全組成員一起分享的話，可能會(huì)給你的工作帶來(lái)幫助，因?yàn)檫@樣能夠使你得到小組成員的反饋信息，了解某項(xiàng)工作任務(wù)的進(jìn)程會(huì)給小組每個(gè)成員帶來(lái)的影響。 給員工成功完成工作任務(wù)的機(jī)會(huì) 在你決定把某項(xiàng)工作任務(wù)交給某名員工完成之前，一定要確定這名員工有成功完成這項(xiàng)任務(wù)的能力。不要想當(dāng)然的認(rèn)為所有的員工都有能力自己應(yīng)對(duì)所有的問(wèn)題——在必要的情況下要給他們提供指導(dǎo)和培訓(xùn)。還有一點(diǎn)也是非常重要的，那就是要向員工徹底說(shuō)明你對(duì)他們的工作預(yù)期，然后密切的監(jiān)控工作的進(jìn)展情況。當(dāng)然，這并不意味著當(dāng)工作出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候你就要立即介入，代替員工本人去解決問(wèn)題。相反，你應(yīng)該預(yù)計(jì)到工作進(jìn)行過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，為員工成功解決這些問(wèn)題提供必要的支持。 在給員工分配工作任務(wù)時(shí)檢查自己的個(gè)人動(dòng)機(jī) 效率低下的管理人員經(jīng)常都背著不太好的名聲——把那些不好完成的工作任務(wù)、那些“燙手的山芋”交給自己手下的員工去完成。在你決定把某項(xiàng)工作任務(wù)交給自己手下的員工去完成之前，先問(wèn)問(wèn)自己為什么要這樣做。如果是因?yàn)檫@項(xiàng)工作任務(wù)不好完成，或者是很容易得到負(fù)面反饋的話，那么最好還是把這項(xiàng)工作留給自己。因?yàn)槟愕膭?dòng)機(jī)是很容易被小組成員所看穿的。 情景實(shí)例 讓我們來(lái)看看下面這個(gè)情景，通過(guò)實(shí)例說(shuō)明上面所談到的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。Betty是美國(guó)中西部一家中型公司的業(yè)務(wù)副主管。最近，她雇傭了Ray擔(dān)任新的局域網(wǎng)管理員，并且對(duì)他寄予了厚望，希望他能夠有出色的工作表現(xiàn)。在管理方面，Ray沒(méi)有什么工作經(jīng)驗(yàn)，但是他的技術(shù)背景卻能夠給人留下深刻的印象，并且他是一個(gè)很好相處的人。 有一天，Betty路過(guò)Ray的辦公室時(shí)，看見(jiàn)他用雙手抱著頭，顯出一副很沮喪的樣子。她問(wèn)他出了什么事。Ray回答說(shuō)，最近他把局域網(wǎng)技術(shù)修正的任務(wù)交給了自己手下的員工Ron去完成。但是，現(xiàn)在這項(xiàng)工作進(jìn)展的并不是很順利，他已經(jīng)準(zhǔn)備自己親自接手了。Betty向Ray提出了三個(gè)問(wèn)題： 你是否徹底的同Ron說(shuō)明了你對(duì)他的工作的期望值，是否清楚的向他交代了完成工作任務(wù)的最后期限？ Ron是否具備完成這樣重要的一項(xiàng)工作需要具備的能力和經(jīng)驗(yàn)？ 你把這項(xiàng)工作任務(wù)交給Ron已經(jīng)有多長(zhǎng)時(shí)間了？ Ray說(shuō)他覺(jué)得Ron已經(jīng)明白自己對(duì)他的工作預(yù)期了，盡管他承認(rèn)并沒(méi)有同Ron就這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行過(guò)正式的交流�？瓷先�Ron似乎已經(jīng)具備了完成這項(xiàng)工作的能力，但是實(shí)際上他以前并沒(méi)有真正負(fù)責(zé)過(guò)這么大的一個(gè)項(xiàng)目。最后，Ray還承認(rèn)，從他把工作交給Ron到現(xiàn)在僅僅過(guò)去了兩周的時(shí)間。 Betty建議Ray繼續(xù)讓Ron來(lái)完成這項(xiàng)工作，但是要讓Ron參加本周晚些時(shí)候舉辦的一個(gè)項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程。Betty還建議Ray定期同Ron進(jìn)行交流，以便了解項(xiàng)目的最新進(jìn)展情況，并且在一些問(wèn)題的處理上給Ron提供指導(dǎo)和建議。 對(duì)于Ray為了確保局域網(wǎng)修正工作的順利進(jìn)行而做出的勤奮努力，Betty表示了肯定和贊賞。但是，她同時(shí)也建議Ray不要太過(guò)緊張，要把精力放到對(duì)項(xiàng)目過(guò)程的管理上，以便給Ron提供最充分的空間和機(jī)會(huì)去成功完成項(xiàng)目。 我們給大家舉這個(gè)例子是想要說(shuō)明給員工分配工作任務(wù)的能力并不是每個(gè)人生來(lái)就具備的。這是一個(gè)需要管理、規(guī)劃和監(jiān)控才能夠取得成功的過(guò)程。 最后的思考 要想成為一名高效的管理人員，你必須學(xué)會(huì)通過(guò)把工作任務(wù)交給自己手下的員工去完成來(lái)提高員工的知識(shí)和工作技能，并且給自己留出更多的時(shí)間進(jìn)行管理工作。有的時(shí)候，把工作任務(wù)交給自己手下的員工去完成需要花費(fèi)大量的時(shí)間，分散相當(dāng)多的精力，特別是在員工缺乏經(jīng)驗(yàn)的情況下就尤為如此。如果你要借助員工工作任務(wù)的分配作為自己的一種管理工具，那么你就要有耐心，要愿意應(yīng)對(duì)肯定會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題。但是，不管你在短期內(nèi)會(huì)經(jīng)歷怎樣的困難，這么做的長(zhǎng)期回報(bào)都將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出你的付出，整個(gè)小組的工作效率將會(huì)得到提高，小組成員的工作士氣也將積極而高漲。