巧溝通 管理員工十大技巧

    經(jīng)理人經(jīng)常要面對(duì)這樣的難題：下屬績(jī)效差怎么辦？下屬悶聲不響怎么辦？下屬牢騷滿腹怎么辦？這些管人的難題，要求經(jīng)理人具有人際溝通智能（people－smart）。古人說(shuō)：天時(shí)不如地利，地利不如人和。人際溝通智能的核心就是強(qiáng)調(diào)要以和諧為最高原則來(lái)處理各種人際關(guān)系。

　　善用人際溝通智能的經(jīng)理人，能夠巧妙地處理管人的十大難題，在建立和諧的人際關(guān)系的同時(shí)，提升員工以及企業(yè)的績(jī)效。

　　對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，今天的工作環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，競(jìng)爭(zhēng)壓力也越來(lái)越大。對(duì)于經(jīng)理人來(lái)說(shuō)，管理員工的績(jī)效和行為也變得越發(fā)重要。如今，管理者在公司生活中面臨的挑戰(zhàn)主要有：

　　提高產(chǎn)出：在資源缺乏、士氣低落之時(shí)還要提高團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)率并加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間的合作。

　　捏合團(tuán)隊(duì)：?jiǎn)T工背景的多樣化和工作場(chǎng)所虛擬化造成的隔閡需要化解，員工間的理解與溝通需要加強(qiáng)。

　　培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)：把下屬的經(jīng)理人培養(yǎng)成能使員工全力以赴、盡情發(fā)揮的領(lǐng)導(dǎo)人，而非只會(huì)疲于奔命的救火員.

　　在面對(duì)客戶、同事、經(jīng)理以及下屬人員時(shí)，管理者幾乎每天都會(huì)遇到這些與人際關(guān)系相關(guān)的難題。單位中的人際關(guān)系不可能是一團(tuán)和氣的。在很多企業(yè)中，員工之間的關(guān)系困境不斷加劇。在最近的一次調(diào)查中，接近70%的企業(yè)人員認(rèn)為自己受到了同事的粗暴對(duì)待和貶低排擠。反過(guò)來(lái)，他們又以詆毀企業(yè)、故意延誤工作任務(wù)和無(wú)禮對(duì)待客戶的方式進(jìn)行報(bào)復(fù)。

　　身處日益惡化的企業(yè)人際關(guān)系之中，睚眥必報(bào)、灰心喪氣或者憤世嫉俗的態(tài)度都是極其不可取的。這樣做只會(huì)使形勢(shì)變得每況愈下。 人際溝通智能（people-smart）的策略是擺脫這種困境的惟一方法。

　　使用人際溝通智能策略的管理者能夠在工作中充分發(fā)掘他人最優(yōu)秀的一面。他們懂得如何打開(kāi)他人心扉，而不是令人心存戒備、拒人于千里之外。他們不制造緊張氣氛，而是非常善于緩和緊張局面。他們以身作則，為他人樹(shù)立了良好的榜樣，并能夠?qū)δ切┎簧朴谂c人相處的員工產(chǎn)生積極的影響。在出現(xiàn)下述十種緊張局面時(shí)，人際溝通智能的作用體現(xiàn)得尤為突出。

　　新員工不了解團(tuán)隊(duì)術(shù)語(yǔ)

　　文化不同，語(yǔ)言習(xí)慣與表達(dá)意見(jiàn)的方式也不同。此外，幾乎每一個(gè)行業(yè)，甚至每一個(gè)企業(yè)都有自己的一套術(shù)語(yǔ)，其含義是局外人與新來(lái)者無(wú)法領(lǐng)會(huì)的。作為領(lǐng)導(dǎo)或者同事，如何幫助新員工克服這一障礙？你可以采取下面兩種方法。

　　主動(dòng)為新人提供翻譯幫助。首先要確定那些外人難以領(lǐng)會(huì)的術(shù)語(yǔ)以及這些詞匯可能引起的迷惑，然后主動(dòng)為新人解釋那些他們不懂的語(yǔ)言。比如，本，你好像不明白桑迪說(shuō)的午餐學(xué)習(xí)計(jì)劃。我來(lái)給你說(shuō)明一下……如果你的企業(yè)為新員工發(fā)放工作程序手冊(cè)或其他指導(dǎo)資料的話，還可以考慮在里面增加內(nèi)部術(shù)語(yǔ)詞匯表的內(nèi)容。

　　變化表達(dá)方式。不要固守傳統(tǒng)的內(nèi)部表達(dá)方式，應(yīng)當(dāng)時(shí)常采用一些新的方法，措辭上盡量做到通俗易懂。你的成員可能習(xí)慣用棒球術(shù)語(yǔ)來(lái)描述某位有團(tuán)隊(duì)精神的人，例如他清楚什么時(shí)候應(yīng)該恰到好處地放個(gè)短打，而不是每次都拼了命要把球擊出體育場(chǎng).這時(shí)，你應(yīng)該嘗試換一種說(shuō)法，例如大家在管理這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，就像熱門(mén)電視劇中的全體演職員一樣默契.

　　語(yǔ)言是一個(gè)群體吸納或排斥外來(lái)成員的最有效的工具之一。只有留心工作隊(duì)伍內(nèi)對(duì)專門(mén)性語(yǔ)言的使用，并積極幫助新成員融入集體，才能在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)人際和諧。

員工業(yè)績(jī)滑坡

　　你只有首先了解了員工出現(xiàn)的問(wèn)題，才能夠設(shè)法解決問(wèn)題。你應(yīng)當(dāng)采用面談的方式了解他們對(duì)現(xiàn)狀的看法，而不應(yīng)當(dāng)采取質(zhì)問(wèn)的態(tài)度。面談是一種積極的傾聽(tīng)，其目的是獲得真實(shí)的情況，絕不應(yīng)有盛氣凌人的質(zhì)詢的傾向。 在這種面談中，你應(yīng)當(dāng)耐心地與下屬促膝談心，采取一種平和而坦誠(chéng)的態(tài)度提出你的問(wèn)題，告訴他你注意到他的業(yè)績(jī)近來(lái)有所下降，并征求他對(duì)這種情況的看法。你可以這樣問(wèn)：與你過(guò)去的報(bào)告相比較，你覺(jué)得你的這份報(bào)告怎樣？在他回答的時(shí)候，要注意認(rèn)真傾聽(tīng)并做出回應(yīng)。最好的辦法就是對(duì)他的回答進(jìn)行歸納與解釋。

　　通過(guò)歸納，你實(shí)際上是用你自己的語(yǔ)言對(duì)談話中的重要內(nèi)容進(jìn)行了言簡(jiǎn)意賅的反饋。所以，你與下屬之間的談話大致會(huì)是這樣的：

　　你：你覺(jué)得，與你過(guò)去的報(bào)告相比較，你的這份業(yè)績(jī)報(bào)告怎么樣？

　　下屬：我覺(jué)得這一階段的業(yè)績(jī)水平是有些下降了。對(duì)不起。

　　你：嗯，看來(lái)你對(duì)這一點(diǎn)也不是十分滿意。那么照你看來(lái)，要怎樣做才能扭轉(zhuǎn)這個(gè)局面呢？

　　下屬：因?yàn)榧�姆調(diào)到銷售部去了，我就不能像以前那樣得到我需要的信息。我覺(jué)得這一點(diǎn)直接影響了我的業(yè)績(jī)。

　　你：聽(tīng)起來(lái)你好像有些怨氣。

　　下屬：我當(dāng)然有怨氣啦！我的工作表現(xiàn)根本沒(méi)有問(wèn)題。可是缺少了應(yīng)有的支持，我怎么可能保持工作成績(jī)呢？

　　你在深入了解了真實(shí)情況之后，就能夠進(jìn)入解決問(wèn)題的階段了。只有搞清楚問(wèn)題的本質(zhì)，你才能夠找到卓有成效的解決方案。

　　你懷疑下屬是否理解你的指令

　　不要問(wèn)清楚了嗎之類的問(wèn)題。對(duì)這種問(wèn)題的回答不過(guò)只是簡(jiǎn)單的是或否，對(duì)于澄清你的疑問(wèn)幾乎沒(méi)有任何幫助。你的助手們可能只是自以為理解了你的指令，只有等到造成了損失才能發(fā)現(xiàn)他們的錯(cuò)誤。要驗(yàn)證下屬對(duì)你的命令的領(lǐng)會(huì)程度，不妨考慮一下下列辦法：

　　詢問(wèn)如果發(fā)生某種情況，你怎么辦一類的問(wèn)題。提出一些假設(shè)性質(zhì)的情況，以檢查你的員工是否能夠貫徹你的指令。提出問(wèn)題時(shí)要注意策略，不要傷害到員工的自尊心。比如，你可以說(shuō)：這些指令聽(tīng)上去好像很簡(jiǎn)單，其實(shí)有時(shí)候不太說(shuō)得明白。比如說(shuō)，如果……，你怎么辦呢？

　　要求下屬證明給你看。請(qǐng)你的下屬們對(duì)你所布置的活動(dòng)或任務(wù)進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)要的示范。你要盡量把這種對(duì)下屬的考察搞得像是一次預(yù)演，讓員工們認(rèn)為你們這樣做的目的是對(duì)活動(dòng)的程序進(jìn)行檢驗(yàn)（而不是針對(duì)他們自身）�；蛘撸�你還可以真的搞一次試運(yùn)行，使大家都能夠?qū)��?zhí)行程序進(jìn)行評(píng)估，并做出必要的調(diào)整與改進(jìn)。

　　督促員工全力以赴

　　如果你沒(méi)有直截了當(dāng)、清楚明白地對(duì)員工做出明確的要求和布置，現(xiàn)在，就應(yīng)當(dāng)向他們明確你對(duì)他們的看法與要求。首先要把自己的立場(chǎng)完全想清楚：你對(duì)每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的要求到底是什么？明確你對(duì)所提要求的堅(jiān)決程度，并為你的要求提供簡(jiǎn)要而合理的依據(jù)。一旦確定了這些問(wèn)題，就該對(duì)你的人員大聲發(fā)布指令。如果有人提出異議，要保持冷靜與自信，千萬(wàn)不要大動(dòng)肝火。你應(yīng)該堅(jiān)持自己的立場(chǎng)，對(duì)反對(duì)的意見(jiàn)表示理解，同時(shí)重申你的要求：雷，我知道你這一周很不容易。但是弗蘭克周五就要我們交報(bào)告，所以我們恐怕都要加一些班才能按時(shí)完成。你愿意承擔(dān)哪一部分呢？ 另一個(gè)方法是與同事們坐下來(lái)，提出你對(duì)他們各自的工作表現(xiàn)的看法。不要等到出現(xiàn)了危機(jī)才來(lái)進(jìn)行反思。選擇一個(gè)安靜的時(shí)間，心平氣和地說(shuō)出你對(duì)當(dāng)前狀況的看法以及這一現(xiàn)狀對(duì)你與整個(gè)部門(mén)工作效率的影響。你需要提出具體的實(shí)例和改進(jìn)的設(shè)想。然后，要注意你的同事們的反應(yīng)，詢問(wèn)他們計(jì)劃采取什么措施改變現(xiàn)有的局面。

　　處理績(jī)效低下員工

　　對(duì)于這樣的人員，你表現(xiàn)了耐心，提供了協(xié)助，但是收效甚微。這時(shí)，與其坐等成果慢慢出現(xiàn)，不如主動(dòng)加大行動(dòng)力度，采取換檔加速式的新方法。

　　在傳統(tǒng)的關(guān)系模式中，換檔的手段通常是指換慢檔，即減輕員工的壓力、對(duì)后進(jìn)人員給予積極的支援與鼓勵(lì)，或是耐心地與之建立和諧與信任的關(guān)系。但是，不妨采取一種新的督促方式，嚴(yán)格要求，狠抓下屬人員的工作業(yè)績(jī)。你可以這樣說(shuō)：現(xiàn)在，我們來(lái)統(tǒng)一一下對(duì)現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)。我想知道你為了保住工作，打算做出哪些改進(jìn)。然后，傾聽(tīng)他的計(jì)劃并且做出反應(yīng)。不錯(cuò)，你很清楚我對(duì)你的期望與要求。那么，從明天開(kāi)始，你每天一上班，我們兩人先開(kāi)一個(gè)五分鐘的碰頭會(huì)，你要告訴我你這一天的工作安排。下班前，我們?cè)倩ㄎ宸昼姷臅r(shí)間，總結(jié)你當(dāng)天的工作成果。

　　接著，你必須堅(jiān)決落實(shí)這個(gè)計(jì)劃，堅(jiān)持你對(duì)該員工的要求與反饋。這樣做并不能保證員工的表現(xiàn)有所改善，但是至少確保了他決不會(huì)出現(xiàn)退步。
員工在工作中半途而廢

　　員工無(wú)法履行工作承諾的情況屢見(jiàn)不鮮。要鼓勵(lì)員工繼續(xù)努力，關(guān)鍵是要堅(jiān)持不懈。但是堅(jiān)持不懈并不等于嘮叨不休。嘮叨抱怨的人通常表現(xiàn)出的是一種失敗與挫折的情緒，而堅(jiān)持不懈則需要采取策略。鼓勵(lì)員工繼續(xù)努力，可以采用以下三種策略： 提醒：如果你發(fā)現(xiàn)某個(gè)員工有半途而廢的明確跡象，一定要不斷提醒他你的要求，但是不要批評(píng)或者帶有嚴(yán)厲的情緒。對(duì)一切積極的努力都要給予贊賞。比如，瓊，只是提醒你一下，我這周四要去匯報(bào)工作。那些數(shù)字你弄得怎么樣了？很好，很高興看到你把這件事列入了工作計(jì)劃。我們周二再碰一下頭，看你完成得怎么樣了。

　　要求：與提醒不同，要求則是明確對(duì)人員施加壓力，迫使他制訂出實(shí)際的行動(dòng)計(jì)劃。在提出要求的時(shí)侯，首先指出對(duì)方行為的錯(cuò)誤之處，然后再詢問(wèn)對(duì)方打算如何補(bǔ)救。比如，瓊，明天就要匯報(bào)了，但是你還沒(méi)有把答應(yīng)給我的數(shù)字交給我�，F(xiàn)在你打算怎么辦呢？如果對(duì)方做出的保證可以接受，你可以說(shuō)：我對(duì)你的保證感到滿意，希望你能夠說(shuō)到做到。

　　鼓勵(lì)：如果你看到員工在向著你所要求的目標(biāo)努力，應(yīng)當(dāng)恰如其分地給予鼓勵(lì)。比如，瓊，我聽(tīng)馬丁說(shuō)，你問(wèn)他在哪里可以找到我需要的數(shù)字。很高興你正在努力。

　　打破員工的沉默

　　如果你的下屬保持沉默，只是說(shuō)：我不知道。你就需要提出更加明確具體的問(wèn)題。例如：

　　如果你愿意說(shuō)的話，你覺(jué)得這個(gè)提議中哪一部分最好？

　　你覺(jué)得是什么使你覺(jué)得很難對(duì)這一問(wèn)題發(fā)表意見(jiàn)呢？

　　你怎么看報(bào)告的最后一部分？

　　等他回答了這些問(wèn)題之后，可以利用表達(dá)觀點(diǎn)、給出理由和提供框架等手段，提出后續(xù)問(wèn)題，獲得反饋：

　　觀點(diǎn)：在詢問(wèn)別人之前，首先提出你自己的看法。比如，我覺(jué)得我們提供的數(shù)據(jù)本來(lái)可以更充分一些。你覺(jué)得呢？這種態(tài)度可以向?qū)Ψ奖砻�，你是歡迎建設(shè)性的批評(píng)意見(jiàn)的。

　　理由：提出無(wú)可辯駁的理由，證明你需要了解對(duì)方的意見(jiàn)。比如，這份報(bào)告我已經(jīng)寫(xiě)了很久，腦子都有些麻木了�，F(xiàn)在正是急需你的新觀點(diǎn)的時(shí)候。

　　框架：為方便員工提出自己的意見(jiàn)，可以為他準(zhǔn)備一份問(wèn)題清單，或者通過(guò)電子郵件提出你的問(wèn)題。與當(dāng)面詢問(wèn)相比，這樣做可以使員工有更充分的時(shí)間先整理自己的想法和思路，然后再回來(lái)表明意見(jiàn)。

　　與牢騷不斷的員工打交道

　　一個(gè)團(tuán)隊(duì)里如果有一個(gè)總是牢騷不斷的成員，就好像是辦公室里安放了一個(gè)不斷播放哀樂(lè)的喇叭，可以搞得全體人員情緒低落。這個(gè)問(wèn)題必須由你來(lái)解決。你應(yīng)當(dāng)與這位消極先生單獨(dú)談話。在表達(dá)意見(jiàn)的時(shí)候，既要表示理解，同時(shí)又要態(tài)度堅(jiān)決。

　　首先，你要搞清楚他是否意識(shí)到自己總是在抱怨。這時(shí)應(yīng)當(dāng)給予他一些理解與支持。然后，要向他說(shuō)明他的行為的后果，并提出解決的辦法：如果抱怨已經(jīng)成為你的本能反應(yīng)，就會(huì)產(chǎn)生兩個(gè)后果。其一，別人對(duì)你敬而遠(yuǎn)之，退避三舍；其二，你的怨言也傳播了一種消極情緒。這兩個(gè)后果對(duì)你個(gè)人和團(tuán)隊(duì)都沒(méi)有好處。如果你覺(jué)得不吐不快的話，那我們就一起來(lái)找出你的困難，看看能否加以解決。

　　為確保他完全理解你的意見(jiàn)，你可以接著問(wèn)他：你明白我的意思了嗎？或者你對(duì)我的話有什么問(wèn)題和意見(jiàn)嗎？

　　一定要讓這位牢騷不斷的人員清楚，你希望他直接向你反映他的問(wèn)題，而不是在團(tuán)隊(duì)里到處散播。同時(shí)，對(duì)他改正習(xí)慣的努力要給予積極的肯定。你可以說(shuō)：加利，看到你這樣痛快地接受了那個(gè)新任務(wù)，我真高興。你可幫了我的大忙了。

　　團(tuán)隊(duì)成員的話語(yǔ)權(quán)不平等

　　如果一些人員在討論中包攬了所有的發(fā)言，那些比較沉默寡言的人員就會(huì)慢慢放棄發(fā)言機(jī)會(huì)。而他們?cè)讲话l(fā)言，那些積極發(fā)言的人就需要說(shuō)得更多以避免冷場(chǎng)。長(zhǎng)此以往，就形成了一個(gè)惡性循環(huán)。采取下列策略有助于改變這種情況：

　　在征求他人意見(jiàn)時(shí)，可以這樣問(wèn)：哪幾位想說(shuō)說(shuō)想法？通常，會(huì)有幾個(gè)人舉手。這時(shí)候你就可以說(shuō)：我想聽(tīng)到三個(gè)人的意見(jiàn)。這樣一來(lái)，你就表明了自己希望聽(tīng)到那些不常發(fā)言的人員的意見(jiàn)。

　　使討論的形式多樣化，以鼓勵(lì)參與精神。比如采用人人發(fā)言的形式，使每個(gè)人都有機(jī)會(huì)進(jìn)行簡(jiǎn)短的陳述�；蛘呖梢越M織二人或多人小組進(jìn)行分組討論，然后再在全體范圍內(nèi)交換討論意見(jiàn)。

　　為討論設(shè)定長(zhǎng)期的或暫時(shí)的基本規(guī)則。比如，你可以建議：我希望每個(gè)人都能夠暢所欲言，并且形成一個(gè)慣例，在別人發(fā)言時(shí)認(rèn)真傾聽(tīng)，不要隨便插話�；蛘撸�你還可以改變固有的討論程序，宣布在十五分鐘之內(nèi)，任何人不得重復(fù)發(fā)言，確保所有希望表達(dá)自己觀點(diǎn)的人員都能得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。

　　如果有人確實(shí)壟斷了發(fā)言的機(jī)會(huì)，你就應(yīng)該積極地傾聽(tīng)，不失時(shí)機(jī)地插話，對(duì)他的意見(jiàn)進(jìn)行簡(jiǎn)要的總結(jié)，并詢問(wèn)別人的意見(jiàn)。如果此人繼續(xù)滔滔不絕地把持著討論，你就需要與他進(jìn)行個(gè)別談話，解決這一問(wèn)題。你不妨請(qǐng)他幫助你，鼓勵(lì)那些沉默的人員積極發(fā)言。

　　員工超負(fù)荷工作

　　員工們?cè)谧灶櫜幌镜那闆r下，是很難實(shí)現(xiàn)互相協(xié)作的。此時(shí)，千萬(wàn)不可表現(xiàn)出惱火的情緒，那樣做只會(huì)增加他們的壓力。要想最大限度地獲得他們的支持與合作，可以采取下列策略：

　　確定工作的優(yōu)先順序。不要總喊狼來(lái)了，切忌夸大自己的需要。確保一個(gè)尊重他人意見(jiàn)的工作環(huán)境，使大家愿意主動(dòng)向你表達(dá)自己的看法并提供幫助。

　　密切聯(lián)系下屬核心人員。重視與你的工作密切相關(guān)的重要人員，把你的工作情況及時(shí)通報(bào)給他們，他們可能會(huì)更加主動(dòng)地提供自己的意見(jiàn)，同時(shí)由于了解了具體情況，他們的協(xié)助也就更加具有針對(duì)性。實(shí)現(xiàn)與他們的密切聯(lián)系，采用簡(jiǎn)短而不必回復(fù)的電子郵件就可以了。

　　為員工的回應(yīng)提供方便條件。要求你的下屬員工采用簡(jiǎn)便省時(shí)的方式與你交流。如果打電話就可以解決問(wèn)題，就無(wú)需召開(kāi)會(huì)議了。如果你通過(guò)電子郵件向人們提出問(wèn)題或困難，最好盡量提供一些可能的解決方案供他們考慮。

　　互惠回報(bào)。對(duì)別人花費(fèi)時(shí)間來(lái)幫助你要報(bào)以由衷的感謝。在力所能及時(shí)，也要主動(dòng)對(duì)別人提供幫助。

　　最后一點(diǎn)，在別人沒(méi)時(shí)間幫助你的時(shí)候應(yīng)當(dāng)表示理解。你要說(shuō)：我知道，如果你有時(shí)間的話一定會(huì)幫助我的。下次再說(shuō)吧。

　　打交道的人多了，你難免會(huì)發(fā)現(xiàn)有些人的行為和性格令人難以理解。這些不愉快的經(jīng)歷經(jīng)常會(huì)使你感到沮喪甚至惱怒。采取人際溝通智能策略處理人際關(guān)系的人不會(huì)對(duì)這種經(jīng)歷感到困擾，而是去努力理解這些行為的原因。