管理層怎樣做到不再事必躬親？

　要對企業(yè)進(jìn)行有效的控制，必須對企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行慎重的規(guī)劃與設(shè)計。
　　企業(yè)發(fā)展到一定的階段，其經(jīng)營形態(tài)日益多元化、復(fù)雜化，規(guī)模也不斷的擴(kuò)大，企業(yè)管理層或投資者自然無法事事躬親，而必須借助一套有效的制度推行公司的各項營運(yùn)活動，這套制度，就是所謂的“內(nèi)部控制制度”。因此，內(nèi)部控制是企業(yè)管理最有效的工具之一，企業(yè)借助內(nèi)部控制保障其資產(chǎn)的安全，落實(shí)推行既定的管理政策，更能積極提高經(jīng)營效率，提升會計資料的正確性。同時，對于企業(yè)內(nèi)部控制的評估也是現(xiàn)代審計評估風(fēng)險的重要手段。
　　對于如何設(shè)計一套有效的內(nèi)部控制制度，各界人士進(jìn)行了一定的探討，財政部也已經(jīng)出臺了會計內(nèi)部控制的相關(guān)規(guī)范，一些企業(yè)在實(shí)際中也進(jìn)行了規(guī)劃與設(shè)計，但總體上來說對內(nèi)部控制包含的內(nèi)容、設(shè)計的方法以及如何進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃還不太清晰。
　　在為企業(yè)咨詢的過程中，筆者深感內(nèi)部控制制度的設(shè)立必須在事前加以系統(tǒng)規(guī)劃，縝密設(shè)計，要考慮如下的規(guī)劃重點(diǎn)。

　　先從職責(zé)劃分做起
　　內(nèi)部控制的主要原則即是職責(zé)劃分，首先要有一個合理的組織系統(tǒng)，明確劃分每一部門的職責(zé)，詳細(xì)規(guī)定每一工作人員的責(zé)任及應(yīng)有的授權(quán)。職責(zé)劃分以后，可發(fā)生兩種作用：
　　其一，每項作業(yè)，當(dāng)由一個人處理時，應(yīng)由另一人核對，則可以避免錯誤。因一個人工作時，如知道須由別人核對，必使他工作認(rèn)真，小心謹(jǐn)慎，錯誤自然減少；即便萬一發(fā)生錯誤，也因有第二人核對，易于發(fā)現(xiàn)改正，故錯誤可以避免。
　　其二，每項作業(yè)的完成，須經(jīng)多人之手，如果要作弊，就必須大家共謀，減少了違法作弊的企圖及可能性。
　　上述兩種作用，可達(dá)成內(nèi)部控制的兩項目標(biāo)——保障財產(chǎn)安全，驗(yàn)證會計資料的正確性與可信賴度。至于職責(zé)劃分后，由于工作的專業(yè)化，各人在自己的職守范圍內(nèi)負(fù)責(zé)工作，不必請示，無法推諉責(zé)任，工作效率提高，這也是內(nèi)部控制期望的目標(biāo)。
　　實(shí)施職責(zé)劃分，要從企業(yè)組織的規(guī)劃開始，下列各點(diǎn)是非常重要的工作。
　　一是組織結(jié)構(gòu)圖。能顯示每一職位在企業(yè)中的地位及其上下隸屬與縱橫的關(guān)系。從組織結(jié)構(gòu)圖可知道某一工作人員應(yīng)對誰負(fù)責(zé)，在他指揮監(jiān)督下又是些什么人，以及部門與部門間、個人與個人間的關(guān)聯(lián)情形如何，這是以圖表方式說明職責(zé)劃分的一種方法。因此，每一企業(yè)都應(yīng)有組織結(jié)構(gòu)圖，以表明職責(zé)劃分的情形。
　　企業(yè)組織系統(tǒng)應(yīng)力求精簡，避免籠統(tǒng)，除明確劃分各部門及各人職責(zé)外，還要能指揮靈活，聯(lián)系密切，提高工作效率，充分發(fā)揮組織的功能。
　　二是職責(zé)劃分表。企業(yè)中有許多業(yè)務(wù)，也有許多部門，各部門的職責(zé)應(yīng)該詳細(xì)明確劃分，使每一發(fā)生事項都由負(fù)責(zé)部門辦理，不重復(fù)也無遺漏；一項業(yè)務(wù)如果需要兩個部門以上共同完成時，各部門應(yīng)負(fù)責(zé)的范圍也需要明白規(guī)定，職責(zé)劃分表是實(shí)行職責(zé)劃分的具體方法。
　　三是工作說明書。職位工作說明書也是職責(zé)劃分的重要方法。說明書中需把每個職位應(yīng)做的工作內(nèi)容、應(yīng)達(dá)成的工作品質(zhì)、應(yīng)負(fù)的責(zé)任和應(yīng)有的權(quán)力，詳細(xì)明確規(guī)定，使他無法推卸責(zé)任。自己應(yīng)該做的工作，由自己負(fù)責(zé)完成；自己不該做的工作，避免越權(quán)決定和指揮。
　　四是授權(quán)規(guī)定。某些事項須采用授權(quán)辦理時，對授權(quán)的范圍及內(nèi)容應(yīng)該明確規(guī)定，以便互相遵守，這也是職責(zé)劃分的方法。
　　五是獨(dú)立責(zé)任。職責(zé)劃分就是要每一個工作人員獨(dú)立負(fù)責(zé)其經(jīng)營工作，只有超越本身職責(zé)范圍以外，而必須由上級決定的事，才陳述自己的意見、看法和建議，請上級決定，以達(dá)到完全分層負(fù)責(zé)和各人工作獨(dú)立承擔(dān)責(zé)任的目的。

設(shè)立合理與適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)
　　內(nèi)部控制的另一重要原則是設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)中各種業(yè)務(wù)活動有了工作標(biāo)準(zhǔn)之后，每個工作人員在從事業(yè)務(wù)活動時，就有努力的目標(biāo)，同時又以此標(biāo)準(zhǔn)來考核工作績效，決定獎懲，自然就能激勵工作人員努力工作，增加作業(yè)效率。
　　標(biāo)準(zhǔn)的含義很多，有時以配額作為標(biāo)準(zhǔn)，有時視規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)，有時則指預(yù)算、進(jìn)度、目標(biāo)、制成、計劃等等。不管標(biāo)準(zhǔn)采用那種含義，它的目的在于達(dá)成企業(yè)既定政策及目標(biāo)；這一點(diǎn)完全相同。因此，設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)可實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的另外兩個目標(biāo)：增進(jìn)作業(yè)效能；激勵遵行既定管理政策。
　　設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)最重要是：
　　標(biāo)準(zhǔn)要合理化。合理的工作標(biāo)準(zhǔn)，要考慮工作者人的生理上的限制，和使用物的物理性限制。也就是說，在用人方面要考慮工作過程中有適當(dāng)?shù)男菹�時間，在物方面應(yīng)該容許有合理的損耗率。
　　標(biāo)準(zhǔn)必須明確。標(biāo)準(zhǔn)最好用數(shù)字表示，使每一個員工都能充分了解。預(yù)算是最常被應(yīng)用的方法，企業(yè)的各項業(yè)務(wù)計劃，用數(shù)字表示，便成為營業(yè)預(yù)算。
　　另一種有明確標(biāo)準(zhǔn)的方法，是實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)成本制度，標(biāo)準(zhǔn)成本是事先根據(jù)歷史標(biāo)準(zhǔn)，或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，或綜合兩者混合制訂的成本目標(biāo)，包括工料標(biāo)準(zhǔn)用量、標(biāo)準(zhǔn)單價、標(biāo)準(zhǔn)工資率，以及其它各項標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用，都是用數(shù)字明確表示的，具有激勵員工提高作業(yè)效率、完成既定政策的作用。
　　標(biāo)準(zhǔn)必須具有激勵作用。標(biāo)準(zhǔn)如果定得太高，工作人員雖竭力工作，仍無法達(dá)成，將使人覺得再努力也枉然；標(biāo)準(zhǔn)如過低，不必努力也可以輕易努力，則失去鼓勵作用。好的標(biāo)準(zhǔn)是通過相當(dāng)努力之后就能完成的，這樣才有激勵作用。
　　標(biāo)準(zhǔn)必須公正。標(biāo)準(zhǔn)必須要被大家共同承認(rèn)，每一個工作人員都愿意接受它，作為自己的努力目標(biāo)和評估本身工作績效的根據(jù)。
　　企業(yè)內(nèi)部各種業(yè)務(wù)活動，如果都設(shè)立合理、明確、具有激勵作用及公正的工作標(biāo)準(zhǔn)，使每一個工作人員都能按照標(biāo)準(zhǔn)努力工作，作業(yè)效率自然提高，企業(yè)既定的目標(biāo)、政策也可順利達(dá)成。因此，設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)既是內(nèi)部控制的原則，又是管理重要方法。

　　健全會計制度的建立 　
　希望通過分工以達(dá)到內(nèi)部控制，會計制度本身必須能夠衡量各單位的經(jīng)營績效。具有此種效能的會計制度應(yīng)包括：適當(dāng)?shù)膬?nèi)部憑證或文件以明責(zé)任；一份依各監(jiān)督人員及主要負(fù)責(zé)人的責(zé)任劃分的會計科目表；一份會計政策及程序手冊，以及明示交易進(jìn)行方法的流程圖；一份含有詳細(xì)業(yè)務(wù)預(yù)測資料的財務(wù)預(yù)算，在實(shí)際績效與預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)有所出人時，能迅速報告及分析，一份適于該行業(yè)的成本會計制度。
　　[適當(dāng)?shù)奈募�]要對各部門活動作詳細(xì)記錄，必須有一套格式設(shè)計良好的文件制度。例如，發(fā)生賒銷交易時，會計部門如何獲悉？發(fā)生銷貨時，會計部門常由銷貨員所編銷貨發(fā)票或銷貨單獲得資料。沒有這種文件，對業(yè)務(wù)部門的活動根本就沒有記錄或控制可言。
　　[會計科目表]這是將會計科目加以分類，并將每一科目的用途和內(nèi)容加以說明的一份明細(xì)表。有些公司采用一套會計科目表及一份科目內(nèi)容說明，前者限于總帳科目的分類，后者則說明交易應(yīng)記載的借方及貸方科目。究竟需要多少科目？可以根據(jù)公司利用這些科目在保管資產(chǎn)、收益及費(fèi)用所賦予責(zé)任的詳簡來定�？颇康姆诸惓８鶕�(jù)列舉在財務(wù)報表上的項目多少而定。最好將會議科目看作內(nèi)部控制的一個工具，每個科目的記錄代表各監(jiān)督者及員工的責(zé)任。
　[會計政策及程序手冊]每一企業(yè)組織，不論規(guī)模大小，都有將交易加以分析、記錄及匯總的一套方法。這些程序必須用書面規(guī)定，并用流程圖的方式制訂活頁手冊，只在作業(yè)方式改變時加于修改。如會計處理程序用書面明白規(guī)定，則管理當(dāng)局所制訂政策必須與書面一致。相同交易的處理方式一致才可產(chǎn)生可靠的會計記錄及報告。
　　[財務(wù)預(yù)測]企業(yè)的財務(wù)預(yù)測是對將來某一或更多期間的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果及現(xiàn)金流量變動的一種估計。它設(shè)定明確的目標(biāo)并使管理當(dāng)局有可評估實(shí)際績效的盡度。預(yù)測常與標(biāo)準(zhǔn)成本制度不可分，因二者都涉及預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定和標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際營運(yùn)數(shù)字間差異的分析。多數(shù)采用標(biāo)準(zhǔn)成本的企業(yè)，雖然都有財務(wù)及營業(yè)預(yù)測制度，但采用預(yù)測的并不限于采用標(biāo)準(zhǔn)成本的企業(yè)。
　　最簡單及最常用的預(yù)測為現(xiàn)金預(yù)測，現(xiàn)金預(yù)測的主要目的為確保隨時有現(xiàn)金清償?shù)狡诘膫鶆?wù)。此外，將所有現(xiàn)金收入來源列入預(yù)測計劃表中，對收現(xiàn)中的舞弊更容易觀察。同樣的，現(xiàn)金支出的詳細(xì)規(guī)劃，對利用支出舞弊者也會發(fā)生阻礙的作用。
　　一份比較詳細(xì)的預(yù)測計劃應(yīng)包括：
　　銷貨預(yù)測：包括根據(jù)過去銷貨實(shí)績、現(xiàn)在價格及銷量趨勢及新產(chǎn)品、新地區(qū)及經(jīng)銷方法的評估，而估計的按產(chǎn)品分類、地區(qū)分類的銷貨預(yù)測。
　　生產(chǎn)預(yù)測：列明配合銷貨預(yù)測所需的產(chǎn)量，并詳細(xì)說明在一定產(chǎn)出水準(zhǔn)下原料的數(shù)量及成本，人工及制造費(fèi)用。
　　成本分配預(yù)測：包括依估計銷貨量計算的估計銷貨、搬運(yùn)、賒售及收款成本及其他費(fèi)用，并按產(chǎn)品分類、地區(qū)分類給以劃分，再細(xì)分為變動、半變動及固定成本。
　　資本支出預(yù)測：包括購置新設(shè)備的估計數(shù)及現(xiàn)有設(shè)備的維護(hù)費(fèi)用。
　　現(xiàn)金預(yù)測：包括現(xiàn)金收支、短期投資、借款及償還的估計。
　　預(yù)測所涵蓋期間數(shù)額的預(yù)估損益表、資產(chǎn)負(fù)債表及現(xiàn)金流量表。
　　預(yù)測必須編制未來年度的預(yù)估財務(wù)報表，附以按地區(qū)分類、部門或分支機(jī)構(gòu)分類的詳細(xì)分析。在預(yù)測年度，須編制每月?lián)p益表以實(shí)際數(shù)與預(yù)測數(shù)相比較。凡預(yù)測與實(shí)際數(shù)有重大差異者必須附加詳細(xì)說明，并將此種差異的責(zé)任作明確的歸屬。
　　也就是說，預(yù)測是一種控制方式，涉及企業(yè)各績效標(biāo)準(zhǔn)的明確設(shè)定。不能達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)時，可通過差異分析報告，迅速引起有關(guān)管理階層的注意。如果詳細(xì)的預(yù)測計劃與可從會計科目中獲取每項交易負(fù)責(zé)人的會計科目分類法相連結(jié)，則通過會計達(dá)成內(nèi)部控制的目的就能充分實(shí)現(xiàn)。
　　[成本會計制度]成本會計制度至少有兩項基本目的：提供管理當(dāng)局對業(yè)務(wù)作決策、規(guī)劃及控制所需的資料；收集歷史資料以決定資產(chǎn)負(fù)債表及損益表中的存貨及銷貨成本數(shù)字。成本會計的資料如按作業(yè)分類并且強(qiáng)調(diào)個人的責(zé)任來分類，對工廠主管最為有用。

重視人事管理制度
　　企業(yè)成敗關(guān)鍵，最重要的是人。對于員工，經(jīng)過有計劃及嚴(yán)格的選用、考核、訓(xùn)練程序，可使企業(yè)獲得最適合業(yè)務(wù)需要及充分發(fā)揮工作效率的人才。其注意事項包括：
　 面談——在選用人員時，先與應(yīng)征者談話，可明了他的態(tài)度、個性、反應(yīng)及說話能力，以及有無完成工作的熱誠與才干，這是很重要的工作。
　　調(diào)查——調(diào)查是對應(yīng)征者過去背景的認(rèn)識，包括家庭狀況、教育程度、工作經(jīng)歷等。通過調(diào)查，可明白他以往工作態(tài)度、工作成績以及有無不法行為和犯罪記錄等情形，一個有過污點(diǎn)記錄的人，在正常的社會中必須重新做起，建立人格信用，刷清污點(diǎn)后才能獲得工作。因此，對新進(jìn)人員的背景的調(diào)查和了解，是極為重要的。
　　訓(xùn)練——訓(xùn)練包括職前訓(xùn)練和在職訓(xùn)練。職前訓(xùn)練是在決定雇用后沒有正式給予工作前舉行的訓(xùn)練，目的是使員工明了公司經(jīng)營目標(biāo)、政策及一般業(yè)務(wù)情形。同時，員工本身擔(dān)任的工作內(nèi)容、工作程序、責(zé)任范圍，以及與其他有關(guān)人員的聯(lián)系等，也要在職前訓(xùn)練時說明清楚，以便接任工作時就可順利完成指定任務(wù)。
　　在職訓(xùn)練是工作期中，適時給予各種新觀念、新技術(shù)、新方法的訓(xùn)練，目的在于增進(jìn)員工的工作能力。如發(fā)現(xiàn)某一員工能力強(qiáng)、熱誠、肯努力、值得培植時，應(yīng)給予進(jìn)一步培訓(xùn)，如保送大學(xué)、研究所進(jìn)修或送國外研究深造等，使他能擔(dān)負(fù)更重要的工作及責(zé)任。
　　考核——對工作人員的實(shí)際工作情形，應(yīng)有正確記錄和考核辦法。工作努力、成績優(yōu)良的人，給予獎勵；對工作不力、惹事生非、于公司豪無貢獻(xiàn)的人，需加處罰或免職，這樣才能激勵士氣，努力工作。
　　保證——企業(yè)任用員工必須要有保證。保證可有兩種作用：一是防止作弊。應(yīng)征企業(yè)工作，須有保證人保證其忠誠，而其一切行為需對保證人負(fù)責(zé)，將會更謹(jǐn)慎工作，不敢輕易犯法作弊，以免連累保證人；二是減少損失。企業(yè)中的每一員工均有保證，萬一發(fā)生不法或錯誤蒙受損失時，可從保證人處得到賠償，減少或免除企業(yè)損失。
　　工作輪調(diào)——工作輪調(diào)可以增加工作人員適應(yīng)各種不同類型工作的能力和經(jīng)驗(yàn)，也是培養(yǎng)人才的一種方法，因?qū)嵤┕ぷ鬏喺{(diào)更可以發(fā)現(xiàn)錯誤，防止弊端。
　　休假——工作滿一定期限后，應(yīng)給予員工適當(dāng)休假，除增進(jìn)工作效率外，休假必須找人代理，易于發(fā)現(xiàn)弊誤，有益工作的改進(jìn)。

檢討修正及其它規(guī)劃事項 　
　實(shí)際上，任何完善的管理制度及方法，都無法永遠(yuǎn)適合管理上的需要。經(jīng)濟(jì)環(huán)境常在變動，生產(chǎn)技術(shù)和方法不斷在進(jìn)步，管理觀念和方法也在不斷變化，因此，各種管理制度、方法、程序的定期檢討修正，是非常必要的，目的在于使所有制度、辦法、程序、手冊等，能適合管理控制的需要，充分發(fā)揮其功效。 　
　當(dāng)然，要充分發(fā)揮內(nèi)部控制的功效，還應(yīng)該有其它配合的措施與方法。比如，加強(qiáng)資產(chǎn)的保全與保險措施；建立內(nèi)部稽核實(shí)施細(xì)則，通過內(nèi)部稽核人員經(jīng)常查核，強(qiáng)化內(nèi)部控制的功能；利用電腦協(xié)助資料的處理，并可防止人為的錯誤與弊端；聘請外界會計師及專家檢查改進(jìn)各種管理方法；獲取高層主管之重視與支持，等等。