如何設(shè)計職務(wù)說明書？

即使是一則短短的看似千篇一律的招聘啟事，也會在無意中透露出一些招聘以外的信息。

A是一則外資企業(yè)招聘采購經(jīng)理的啟事：大專以上學(xué)歷，三年相關(guān)工作經(jīng)驗，較好英語和計算機能力，有高度工作責(zé)任感和溝通協(xié)調(diào)能力。主要工作職責(zé)是，聯(lián)系供貨公司，及時準(zhǔn)確地在規(guī)定時間內(nèi)將企業(yè)各部門所需貨物發(fā)送至指定地點，并確保貨物的質(zhì)量和價格符合企業(yè)的要求。

B是一則國有企業(yè)招聘產(chǎn)品營銷人員的啟事：女，35歲以下，大專以上學(xué)歷，兩年相關(guān)工作經(jīng)驗，能熟練操作OFFICE者優(yōu)先。

A、B兩則招聘啟事是有差別的。 A啟事中有較詳細(xì)的工作職責(zé)，在明確告訴應(yīng)聘者今后的職責(zé)范圍和應(yīng)負(fù)責(zé)任的同時，對應(yīng)聘人員的四條要求也是"有根有據(jù)"的；B啟事則沒有作出職責(zé)規(guī)定。

企業(yè)為找到對企業(yè)發(fā)展有用的合適的人才，對應(yīng)聘人員提出各種要求是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹Ｔ谖鞣絿�家，任何招聘啟事，工作職�?zé)的規(guī)定是必不可少的，并且這種工作職責(zé)并不是企業(yè)可以隨意制定的，這也是有關(guān)法律得以實施的基礎(chǔ)口而在我國許多國企，除了招聘啟事中的"疏漏"外，還存在這樣的問題：對某一職務(wù)的職能描述不清楚，如工作內(nèi)容、職責(zé)及范圍、機構(gòu)等，并缺少向相應(yīng)的人員作專項交待和培訓(xùn)。由此造成的直接后果往往是：挑選和錄用的員工與工作要求不相符合；績效考核時感到缺乏依據(jù)，無從著手：培訓(xùn)方案不適合工作要求；經(jīng)常造成生產(chǎn)力和服務(wù)質(zhì)量的降低……這些問題的出現(xiàn)，很大程度上是由于企業(yè)未能設(shè)計好職務(wù)說明書，沒有發(fā)揮其在管理中應(yīng)有的作用所致。

職務(wù)說明書的"成長"：職務(wù)分析

進行科學(xué)而有效的職務(wù)分析是設(shè)計企業(yè)職務(wù)說明書的前提。職務(wù)分析主要是對企業(yè)職務(wù)的設(shè)置目的、中心職責(zé)、工作內(nèi)容、權(quán)限范圍、結(jié)構(gòu)關(guān)系以及工作環(huán)境、工作條件等進行全面的分析、描述和記錄，然后形成重要文字說明一一概念文件。通過職務(wù)分析可以明確每個工作職務(wù)在企業(yè)中所處的層次，以及該職務(wù)與其他職務(wù)之間的關(guān)系，使每個任職者的權(quán)力與責(zé)任分清。

1.職務(wù)分析的程序

一般說來，首先應(yīng)由專業(yè)人員運用一定的調(diào)查手段搜集職務(wù)信息，進行初步信息處理；然后進行職務(wù)現(xiàn)場考察和面談，進行第二次信息搜集和處理，最后根據(jù)正確而合適的信息設(shè)計企業(yè)職務(wù)說明書，以保證職務(wù)說明書符合企業(yè)職務(wù)要求和組織目標(biāo)。

2.職務(wù)分析的方法

職務(wù)分析的方法通常有以下幾種：

(1)工作要素分析法；

(2)員工狀況分析法；

(3)職務(wù)要求調(diào)查法；

(4)工作內(nèi)容日記法；

(5)關(guān)鍵事件描述法。

職務(wù)說明書的"思想"：解決問題

通過職務(wù)分析，把每個職務(wù)的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)力、工作內(nèi)容等用書面記錄下來即成為企業(yè)的職務(wù)說明書。企業(yè)在制定職務(wù)說明書時必須要解決幾個問題：

1.描述職務(wù)目標(biāo)：企業(yè)中不同的職務(wù)有不同的目標(biāo)。描述職務(wù)目標(biāo)應(yīng)遵循"3W"法，即為什么要設(shè)計本職務(wù)(目的)-Why；職務(wù)有多大權(quán)力(職權(quán)范圍)-Within；本職務(wù)主要干哪些工作(工作內(nèi)容)—What。

2.確定職務(wù)職責(zé)：光描述職務(wù)工作內(nèi)容還遠遠不夠，還需要確定能保證工作內(nèi)容高效率完成的職責(zé)。職責(zé)要按照由主到次順序書寫，用關(guān)鍵詞描述所應(yīng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任。

3.指明關(guān)鍵要素：即明確每一個職務(wù)最關(guān)鍵、最重要的要素。如新建企業(yè)招聘部門經(jīng)理，"經(jīng)驗"即為該崗位的關(guān)鍵要素；而運轉(zhuǎn)成熟的企業(yè)部門經(jīng)理，"創(chuàng)新"則成了關(guān)鍵要素。司機的良好心態(tài)是安全駕駛的關(guān)鍵，因此，"良好心態(tài)"則為駕駛員的關(guān)鍵要素。

4.規(guī)定核心能力：核心能力是完成職務(wù)工作的前提和保證。如企業(yè)的銷售人員說服他人、影響他人的能力即為其核心能力。因為只有具有特佳的心理素質(zhì)和特強的心理承受能力，才能成為一個成功和出色的銷售人員。

職務(wù)說明書的"骨髓"：具體內(nèi)容

一般來講，規(guī)范的企業(yè)職務(wù)說明書應(yīng)包含以下幾個要素：

1.表頭格式一一注明企業(yè)中各職務(wù)名稱、歸屬部門、隸屬關(guān)系、級別、編號等。

2.任職條件一一描述某職務(wù)所需的相關(guān)知識和學(xué)歷要求、培訓(xùn)經(jīng)歷和相關(guān)工作經(jīng)驗及其他條件。

3.工作要求一一主要描述該職務(wù)對一個合格員工來講，工作的具體要求。這主要從工作本身的性質(zhì)、量、范圍、時效性等全方位考慮。

4.責(zé)任范圍一一描述該職務(wù)所承負(fù)的主要責(zé)任及其影響范圍。

5.管理結(jié)構(gòu)一一描述實施管理的性質(zhì)、管理人員或員工性質(zhì)。包括水平、類型、管理的多樣性、職務(wù)權(quán)限、直接和間接管理員工的層次和數(shù)量。這給職務(wù)任職者一個非常清晰的工作內(nèi)容和管理范圍。

6.工作關(guān)系一一根據(jù)職務(wù)在企業(yè)組織中的地位和協(xié)作職務(wù)的數(shù)量，描述完成此項工作需要與企業(yè)其他部門(人員)的聯(lián)系要求：描述相互關(guān)系的重要性和發(fā)生頻率等。

7.操作技能一一描述完成該項工作對任職者的靈活性、精確性、速度和協(xié)調(diào)性的要求，所要求的技能水平。操作技能對于此項工作的重要性程度如何?技能應(yīng)如何改善和提升?

需要說明的是，這幾項要素貫穿在企業(yè)所制定的職務(wù)說明書中，而并非一定按順序羅列。

職務(wù)說明書的"多發(fā)病"：問題

翻看許多企業(yè)的職務(wù)說明書，雖然洋洋灑灑，內(nèi)容豐富，但仔細(xì)推敲卻存在不少問題。概括起來大致有以下幾點：

1.職務(wù)說明書的格式、語言和內(nèi)容不規(guī)范，給管理造成很大麻煩。

2.對職務(wù)描述的語言比較模糊，或者語言比較空洞，讓任職者不知所以然。由于缺乏明確而具體的說明，造成員工對工作角色和內(nèi)容產(chǎn)生沖突和誤解。

3.關(guān)鍵詞運用不當(dāng)，混淆了職務(wù)間的區(qū)別，或?qū)⒙殑?wù)和職位混為一談，造成職責(zé)和職權(quán)的重疊，使"努力"重復(fù)和元效。

4.設(shè)計職務(wù)說明書的人員缺乏專業(yè)水平，未充分考慮企業(yè)行業(yè)的特點，或?qū)⑵渌�企業(yè)的職務(wù)說明書照抄照搬。因缺乏針對性，也就使所制定的職務(wù)說明書流于形式。

此外，還有的企業(yè)將職務(wù)說明書與企業(yè)的經(jīng)濟責(zé)任制或考核分配制混淆不清。要知道企業(yè)職務(wù)說明書僅對職務(wù)工作內(nèi)容進行描述、記錄，但不含有獎、罰處理的內(nèi)容；而經(jīng)濟責(zé)任制則突出責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合以及勞動所得與勞動成果的結(jié)合。

職務(wù)說明書的"模特"：一個范例

以下以一個中型飯店的酒吧管理員為例，介紹企業(yè)職務(wù)說明書的基本內(nèi)容。

制定職務(wù)說明書是防止企業(yè)內(nèi)各工作崗位之間互相扯皮、推語的有效方法。同時，制定職務(wù)說明書有利于改進工作方法，并可作為招聘、培訓(xùn)、任用、提升、調(diào)動、考評等人力資源管理各種功能的依據(jù)。希望更多的企業(yè)能夠用好"職務(wù)說明書"，以優(yōu)化人力資源的配置，提高人力資源管理水平。