管理職能之一：計劃

“一年之計在于春，一天之計在于晨。”一年要有所收獲在于這一年初的計劃，一天要達到目的在于這一天開始時候的計劃。一句俗語，道出了計劃的重要性。聽過一個管理專家的課，他在課中講到“明年之計在于歲末，明天之計在于今晚”。他把計劃列在了先人一步，更加強調(diào)了計劃的預(yù)先性�！跋热艘徊健薄ⅰ跋戎�先覺”，在競爭激烈的今天，“先”為重要。盡管我理解為他在觀點上修改俗語，有一點嘩眾取寵，引人視聽，但在說明計劃的重要性和預(yù)先性，以及企業(yè)工作計劃的實際制定中，都有切實意義。

有些人認為，花時間寫計劃會影響工作效率，但是我不這么認為。困難的部分不是寫計劃，困難的部分是做這個計劃——思考，溝通，權(quán)衡，交流，提問并且傾聽。你用來分析解決問題需要花費的時間，會減少工作中給你帶來的意外。

一、計劃的特性

1、 預(yù)先性與指導(dǎo)性：

計劃、組織、控制，是管理的三項職能，而作為計劃，是管理工作之先。一項工作，首先要具有計劃，才會有后續(xù)的組織和控制，沒有計劃的工作，不叫管理工作。只有有了計劃，才有控制的標準和組織的目的。計劃，在管理工作中具有預(yù)先性，同時，它對管理工作的執(zhí)行和控制又具有指導(dǎo)性。

2、 可行性

計劃的程序是：目標——可行性研究——方案——決策。計劃也要有針對性，是為了完成某項工作或達到某個目的而制定的。完成的目標要具有可行性，針對經(jīng)研究后的既定目標，提出執(zhí)行方案，領(lǐng)導(dǎo)決策。這樣，經(jīng)決策后訂定的方案，就形成了我們的計劃。

計劃，是綜合考慮各方面因素后的形成的工作方案。計劃制定完成后，它應(yīng)該是一個可行的行動方案。不可行的計劃是失敗的計劃。

3、 原則性與靈活性

既然我們花費時間、人力、物力、財力制定計劃，在計劃制定后，它就要在工作中起到調(diào)控作用。我們要遵循計劃，在計劃規(guī)定的范圍內(nèi)去完成我們的工作。這里，計劃具有原則性，不能隨意更改和破壞。因為對于一個組織，大家都在按計劃有步驟的工作，如果某個人或某個方面的破壞，可能會影響到整個計劃的達成。

但是，計劃并不是僵化的，不可更改的。在計劃的執(zhí)行過程當(dāng)中，由于制定計劃時候的一些相關(guān)因素發(fā)生了變化，從而導(dǎo)致計劃的執(zhí)行或我們的預(yù)期結(jié)果將產(chǎn)生改變，這時候，我們就要適時調(diào)整計劃，以使計劃更切合實際，更可行。計劃要與過程改進結(jié)合起來。

二、計劃制定的原則

計劃的制定遵循SMART原則。

1、 Specific：具體

對于大的計劃，要分階段、分步驟，準確分析執(zhí)行過程中的環(huán)境、影響因素等，做出周密的對策和行動方案。計劃做的周密、具體，可以減少執(zhí)行中的溝通成本、干擾、困惑。即使一些小的工作項目，計劃中也不能忽略細節(jié)。比如一場會議，要針對主題，從會議場所的選定、布置，會議議程的安排，會議發(fā)言人的提前通知，發(fā)言稿的準備、審核，參會人員通知，參會人員住宿、餐飲安排等等計劃具體，并落實到執(zhí)行人。

2、 Measurable：可衡量

計劃的階段目標結(jié)果要可衡量，讓執(zhí)行者明確，以便掌握和控制工作進度、檢查、跟蹤考核。

3、 Achievable：可實現(xiàn)

計劃必須是可以實現(xiàn)的，可操作的，不切實際的計劃不僅浪費做計劃花的時間和精力，還會引起員工抱怨，影響執(zhí)行，達不到目的，形如空文。

4、 Result-Oriented：結(jié)果導(dǎo)向

所有的計劃都是因一定的目的、目標而定，目標是終點，計劃就是設(shè)計要達到終點所必須經(jīng)過的歷程。

5、 Time-based：時間限制

企業(yè)根據(jù)自己的發(fā)展設(shè)定了目標，我們的工作就要圍繞這個目標在規(guī)定的時限內(nèi)去完成。計劃要具體地體現(xiàn)工作進度，以便在預(yù)期時間完成任務(wù)。

以上是針對計劃內(nèi)容的制定原則，作為計劃制定的表述，應(yīng)該要做到簡潔。在實際工作中，主管在做工作計劃，給員工布置工作任務(wù)的時候，不要洋洋灑灑，旁征博引，讓員工聽來，抓不住主題，而影響了工作的執(zhí)行。簡潔、明確而不乏具體的工作計劃，可以讓員工很好把握工作重點，開展工作。

三、計劃制定的要素

要表述清楚一件事情，必須要闡明一些要素。記得學(xué)習(xí)作文的時候，就強調(diào)要表達清楚時間、地點、人物、事件的起因、經(jīng)過、結(jié)果。計劃制定亦如此，也需要用一些要素來表達，具體可概括為5w2h。

5w：what、who、when、where、why

what：計劃所指的要做什么或完成什么；明確工作任務(wù)；

who：計劃由誰、哪些人執(zhí)行；明確工作任務(wù)的擔(dān)當(dāng)者；

when：什么時候執(zhí)行到什么程度；明確工作任務(wù)進度；

where：在什么地方進行工作；明確工作開展地點、區(qū)域；

why：為什么要執(zhí)行這樣做；明確工作起因、動機；

2h：how、how many

how：怎么開展工作；明確工作方式方法；

how many：完成多少工作；明確工作量。

布置工作任務(wù)或做工作計劃具備以上要素，應(yīng)該才為一項基本完整的計劃。

四、計劃分解與細化

如果承擔(dān)某種特定的任務(wù)，我們需要為這項任務(wù)開發(fā)一個活動檢查列表和計劃工作表，就像我們的工程進度表（這里需要用到一些手法，工程進度表一般采用甘特表）。每個檢查列表應(yīng)該包括這個大任務(wù)可能需要的所有步驟。這些檢查列表和工作表將幫助我們確定和評估必須處理與大任務(wù)相關(guān)的工作量。

把大任務(wù)分解成多個小任務(wù)，幫助我們更加精確地估計它們，暴露出在其他情況下你可能沒有想到的工作活動，并且保證更加精確、細密的狀態(tài)跟蹤。

五、計劃、制定者與執(zhí)行者的統(tǒng)一

主管給員工的工作任務(wù)布置或計劃設(shè)定，在工作中就是一項協(xié)議，需要計劃制定者和執(zhí)行者對這項計劃達成共識，形成行為契約，才能保證行動一致，使計劃順利執(zhí)行，實現(xiàn)工作目標。否則，如果計劃制定者在計劃設(shè)定時采取武斷、強制態(tài)度或執(zhí)行者對計劃持有懷疑，對計劃不認同，這都會極大影響工作積極性。因而，計劃、制定者與執(zhí)行者應(yīng)該是統(tǒng)一的，計劃的制定者與執(zhí)行者相互認可，才能更好的實現(xiàn)共同的目標。