量化工作任務(wù)的方法

1、量化與績(jī)效考核

在工作績(jī)效考核中，崗位職責(zé)是重要的依據(jù)。無(wú)論什么樣的評(píng)價(jià)考核體系，總是圍繞著崗位職責(zé)產(chǎn)生出來(lái)的。有的直接將崗位職責(zé)作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)與崗位職責(zé)一一校對(duì)，測(cè)量一個(gè)人的工作好壞。有的則以崗位職責(zé)為基礎(chǔ)，衍生出一堆細(xì)化的考核指標(biāo)，做為評(píng)價(jià)尺度。這兩類(lèi)體系各有特點(diǎn)。直接以崗位職責(zé)作為工作標(biāo)準(zhǔn)，好處是考核內(nèi)容結(jié)合每人具體不同的工作實(shí)際，符合工作考核的本質(zhì)要求，但容易形成模糊的考核結(jié)果。由于在崗位說(shuō)明書(shū)或者工作說(shuō)明書(shū)中，對(duì)崗位職責(zé)的描述普遍采用“負(fù)責(zé)某某工作”、“完成某某工作”之類(lèi)的文字語(yǔ)言，這樣的規(guī)定概括而泛泛，缺乏準(zhǔn)確的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，依此考核必然結(jié)果也是模糊不準(zhǔn)確的。相比之下，以崗位職責(zé)為基礎(chǔ)的考核指標(biāo)體系要較為科學(xué)準(zhǔn)確，提出了明確的數(shù)量、質(zhì)量和時(shí)間等要求，考核結(jié)果比較清晰可信。但由于崗位千差萬(wàn)別，數(shù)目繁多，做到一人一個(gè)考核體系是不可能的，只能將崗位分出幾個(gè)類(lèi)別，對(duì)每個(gè)類(lèi)別歸納出共同的幾種指標(biāo)，形成某類(lèi)考核指標(biāo)體系。因此，依此考核容易模式化，與每人的具體崗位工作的結(jié)合會(huì)差一點(diǎn)。要提高工作績(jī)效考核的客觀性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性，對(duì)各人的崗位工作任務(wù)盡可能地細(xì)致地量化，是重要的前提。下面，從采用工作條量化崗位工作任務(wù)的思路，對(duì)崗位量化進(jìn)行詳細(xì)的探討。

2、崗位工作任務(wù)

崗位工作任務(wù)從內(nèi)容和性質(zhì)上歸于不同的類(lèi)別，如是管理性崗位還是技術(shù)性崗位？如果屬于技術(shù)性崗位，是機(jī)電技術(shù)崗位還是計(jì)量技術(shù)崗位或是其他技術(shù)崗位？從發(fā)生的機(jī)率和頻率看，崗位工作任務(wù)分為可見(jiàn)性工作任務(wù)和突發(fā)性工作任務(wù)，可見(jiàn)性工作任務(wù)是指能夠事先預(yù)見(jiàn)并安排的工作任務(wù)，突發(fā)性工作任務(wù)是指不能事先預(yù)見(jiàn)的隨機(jī)發(fā)生的工作任務(wù)�？梢�(jiàn)性工作任務(wù)包括現(xiàn)行的工作任務(wù)和潛在的工作任務(wù)，現(xiàn)行的工作任務(wù)是指目前條件下根據(jù)崗位需要進(jìn)行的必須的工作任務(wù)，潛在的工作任務(wù)是指將來(lái)需要進(jìn)行的或拓展的工作任務(wù)。現(xiàn)行的工作任務(wù)又分為經(jīng)常性工作任務(wù)和偶發(fā)性工作任務(wù)。經(jīng)常性工作任務(wù)反映了崗位工作的基本特征，是工作績(jī)效的主要組成部分。潛在性工作任務(wù)可納入工作目標(biāo)績(jī)效，而突發(fā)性工作任務(wù)則屬于工作特別績(jī)效。在量化崗位工作任務(wù)之前，需要對(duì)每個(gè)崗位的工作任務(wù)有個(gè)基本的定性的認(rèn)識(shí)，明確該崗位的工作任務(wù)整體上屬于什么類(lèi)別，這些工作任務(wù)有哪些是經(jīng)常性的，有哪些是偶發(fā)性的，有哪些是潛在的。崗位工作任務(wù)的分類(lèi)見(jiàn)圖1。

3、工作條

什么是工作條？工作條是一項(xiàng)為實(shí)現(xiàn)特定目的，具有明確的完成數(shù)量、質(zhì)量和時(shí)間等方面要求，并交付一定工作成果的最小的工作任務(wù)。工作條有兩個(gè)特征：具體性和最小性。具體性是指工作任務(wù)對(duì)于完成者來(lái)說(shuō)十分清楚明確，不需要再做出特別的交待或解釋?zhuān)�體現(xiàn)在工作任務(wù)有數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間或其它方面的詳細(xì)規(guī)定。最小性是指它是衡量工作任務(wù)的最小單位，不能再將它分解為比它更小的工作任務(wù)了。比如，流水生產(chǎn)線(xiàn)作業(yè)上的每道工序的工作任務(wù)，就是一項(xiàng)最小的工作任務(wù)。

工作條采用下述指標(biāo)進(jìn)行描述：

（1）工作條名稱(chēng)。為標(biāo)識(shí)和區(qū)別不同的工作條，為工作條定義一個(gè)名稱(chēng)。工作條名稱(chēng)要反映“做什么”的工作特點(diǎn)，宜采用動(dòng)賓詞組形式進(jìn)行定義。如編制人員花名冊(cè)、更新數(shù)據(jù)庫(kù)等。

（2）簡(jiǎn)明內(nèi)容或過(guò)程。要簡(jiǎn)明扼要地概括本項(xiàng)工作任務(wù)的基本內(nèi)容或基本過(guò)程環(huán)節(jié)，做到明白易懂，描述宜在1-3句。設(shè)計(jì)該指標(biāo)，便于幫助理解工作任務(wù)的相關(guān)指標(biāo)，如完成時(shí)間。

（3）工作成果。指工作任務(wù)完成后所形成的最終產(chǎn)出，如半成品、產(chǎn)成品、文件、資料等表現(xiàn)形式。

（4）完成數(shù)量或平均完成數(shù)量。有些工作任務(wù)的完成數(shù)量并不能事先準(zhǔn)確測(cè)定，只能根據(jù)以往歷史數(shù)據(jù)確定一個(gè)大概的平均值，因此用平均完成數(shù)量指標(biāo)來(lái)測(cè)量。如打字員的平均完成數(shù)量指標(biāo)為2萬(wàn)字/月。

（5）完成質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求。

（6）完成需用時(shí)間。指工作任務(wù)開(kāi)始準(zhǔn)備到完成交付工作成果所花費(fèi)的時(shí)間，以分鐘、小時(shí)、天、月為計(jì)算單位。

（7）完成時(shí)限。指交付工作成果的截止時(shí)間。

（8）完成人數(shù)。

（9）績(jī)效權(quán)重。指該工作任務(wù)在所屬崗位類(lèi)別工作中所占的價(jià)值或貢獻(xiàn)比重。

4、工作任務(wù)量化步驟

（1）制作任務(wù)清單。根據(jù)崗位工作職責(zé)的要求，結(jié)合崗位工作的特點(diǎn)，在崗位工作開(kāi)展的歷史經(jīng)驗(yàn)和判斷對(duì)未來(lái)的適應(yīng)性的基礎(chǔ)上，盡可能地列出崗位工作所有的工作任務(wù)。將所有工作任務(wù)一行行排列制成一目了然的清單。

（2）工作任務(wù)歸類(lèi)。對(duì)照工作任務(wù)清單，依據(jù)前述的工作任務(wù)分類(lèi)原則，把各項(xiàng)工作任務(wù)一一識(shí)別并正確地分類(lèi)歸檔，清晰標(biāo)示出經(jīng)常性工作任務(wù)、偶發(fā)性工作任務(wù)、潛在性工作任務(wù)都包含有哪些工作任務(wù)。

（3）提取工作條。按照經(jīng)常性、偶發(fā)性、潛在性工作任務(wù)先后次序，對(duì)每一項(xiàng)工作任務(wù)提取若干關(guān)鍵詞，組成若干個(gè)詞組或句子，形成工作條，典型地表達(dá)該項(xiàng)工作任務(wù)。一項(xiàng)工作任務(wù)可能就只是一項(xiàng)工作條，也可能需要分解為幾個(gè)環(huán)節(jié)、工序或者交付多個(gè)工作成果，而每個(gè)環(huán)節(jié)、工序或工作成果才可能是一項(xiàng)工作條。表達(dá)工作任務(wù)的工作條，要符合具體性、最小性、獨(dú)立性和唯一性的特點(diǎn)。工作條之間不能交叉和重復(fù)，也不能本是一項(xiàng)工作條非分成幾項(xiàng)工作條。

（4）對(duì)工作條描述。對(duì)每項(xiàng)工作條使用前述的工作條描述指標(biāo)進(jìn)行說(shuō)明，做到準(zhǔn)確、恰當(dāng)、完整。不一定每項(xiàng)工作條都使用全部指標(biāo)。工作條全部描述后，形成系統(tǒng)的崗位工作條列表。

（5）加入崗位職責(zé)。將形成的崗位工作條列表加在崗位職責(zé)后面，作為崗位職責(zé)的附表，一起構(gòu)成崗位說(shuō)明書(shū)的組成部分。

5、量化實(shí)例。

如：某企業(yè)人事管理部門(mén)，下設(shè)干部統(tǒng)計(jì)崗位。崗位職責(zé)是：1）完成干部基本情況月統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2）完成上級(jí)主管部門(mén)年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3）完成一年一次的干部花名冊(cè)編制工作。4）完成人事管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)工作。5）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)任務(wù)。6）保守人事信息秘密。

(1)、根據(jù)干部統(tǒng)計(jì)崗位的職責(zé)，可以比較容易地列出崗位工作任務(wù)，并進(jìn)行分類(lèi)。經(jīng)常性工作任務(wù)有：干部情況月統(tǒng)計(jì)報(bào)表，干部年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，干部花名冊(cè)編制，人事管理系統(tǒng)維護(hù)，保護(hù)信息秘密。領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)任務(wù)，則屬于偶發(fā)性工作任務(wù)。

(2)、分析干部統(tǒng)計(jì)崗位工作任務(wù)，可以提取以下幾項(xiàng)工作條：
. 編制干部情況月報(bào)表。
. 上報(bào)干部年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
. 編制干部花名冊(cè)。
. 更新信息數(shù)據(jù)庫(kù)。
. 保守信息秘密。
. 統(tǒng)計(jì)隨機(jī)數(shù)據(jù)。

(3)、描述上述工作條。如對(duì)“編制干部花名冊(cè)”工作條可作表1描述：

6、疑難問(wèn)題

（1）、工作條描述。想用前述工作條指標(biāo)去完整地描述每一項(xiàng)工作條，是不可能做到的。有的工作條就不能描述，如“保守信息秘密”。其工作成果表現(xiàn)是什么？能說(shuō)每月或每年要保守多少條信息秘密嗎？能用肯定的詞匯說(shuō)明保守秘密應(yīng)當(dāng)達(dá)到什么樣的程度嗎？保守秘密的過(guò)程能描述出來(lái)嗎？因此，對(duì)于這一類(lèi)不能用前述描述指標(biāo)正向描述的工作條，可以反思維做出定性的說(shuō)明。仍以“保守信息秘密”為例，說(shuō)明如表2：

（2）、提取工作條。多數(shù)情況下，崗位工作任務(wù)以經(jīng)常性工作任務(wù)和潛在性工作任務(wù)為主，偶發(fā)性工作任務(wù)和突發(fā)性工作任務(wù)僅占很小部分。但有的崗位很可能以突發(fā)性工作任務(wù)和偶發(fā)性工作任務(wù)為主，如辦公室的會(huì)務(wù)接待崗位。眾所周知，會(huì)議往往是臨時(shí)性和突發(fā)性的，召開(kāi)和承辦哪些會(huì)議，并不能在期初明確地肯定，要事先列出會(huì)務(wù)接待崗位應(yīng)當(dāng)完成的工作任務(wù)不大可能。因此，對(duì)于這一類(lèi)臨時(shí)性和突發(fā)性的工作任務(wù)，可以采取建立工作條臺(tái)帳的辦法，在期間發(fā)生和完成的時(shí)候客觀登記，期末進(jìn)行總量測(cè)定。如果工作任務(wù)能夠準(zhǔn)確描述，可以前述工作條描述指標(biāo)作為臺(tái)帳登記內(nèi)容；如果工作任務(wù)只能定性作出說(shuō)明，則選擇工作條名稱(chēng)、工作要求、完成情況等因素作為臺(tái)帳登記內(nèi)容。以會(huì)務(wù)接待崗位為例，可建立如表3臺(tái)帳。其中，某項(xiàng)會(huì)務(wù)工作條的績(jī)效權(quán)重大小取決于該會(huì)議的重要性（如級(jí)別或?qū)哟危�、�?guī)模（參加人數(shù)）、緊急程度、會(huì)議期限等因素的綜合考慮。