新主管如何主管？

你可能已擔(dān)任主管很長(zhǎng)一段時(shí)間。還記得剛升遷時(shí)心中的惶恐嗎？當(dāng)時(shí)是否希望有人能提供一本圣典，告訴你如何做一個(gè)主管？在擔(dān)任別人的部屬時(shí)，你或多或少對(duì)上司的管理方式不太同意。現(xiàn)在，你已身為一個(gè)主管，究竟該怎樣做決定？該先處理哪些事情？可不能像從前那樣，只管自己的事情就行。你必須有一個(gè)主管的樣子，分清楚事情的輕重緩急。必須知道部屬在做什么，他們的感覺怎么樣，他們對(duì)你又有什么期望？ 　　身為一位主管不能再像以前只管好自己就行了，必須更清楚上司與部屬對(duì)自己工作的期待，分清楚事情輕重緩急，以決定優(yōu)先順序，同時(shí)運(yùn)用授權(quán)讓下屬和自己都能成長(zhǎng)，并通過(guò)正確的績(jī)效評(píng)估和鼓勵(lì)部屬。 　　先做好溝通的功課 　　首先，作為一個(gè)主管，你應(yīng)該先做一些功課，必須對(duì)公司或部門的發(fā)展有清楚的了解，該部門以前的任務(wù)是什么，現(xiàn)在是什么、未來(lái)又有可能要發(fā)展些什么、整個(gè)公司或機(jī)關(guān)的使命是什么、組織結(jié)構(gòu)如何、重要部門之間彼此的關(guān)系和互動(dòng)如何、部門主管是誰(shuí)，對(duì)于這些問(wèn)題，你必須在心里面有一張清楚的地圖。 　　此外，你必須了解幾種重要關(guān)系：你的上司最重視哪些事情？他對(duì)你的期望有哪些？你有沒有哪些權(quán)限可以自己做決定？你希望你多久和他溝通一次？他最討厭的事情是什么？哪些人是他的朋友，哪些人又是他的敵人？ 　　對(duì)于顧客或服務(wù)對(duì)象，你必須知道他們真正的期望是什么。不要以為你已經(jīng)知道他們要什么，你必須和他們談?wù)劊�才�?huì)更清楚了解。此外，和部屬個(gè)別談一談，誠(chéng)懇地問(wèn)問(wèn)他們，最大的期望和關(guān)切是什么，他們希望看到哪些改變。 　　管理大師杜拉克曾說(shuō)，60%的辦公室問(wèn)題都是因溝通不良產(chǎn)生的結(jié)果。要做一個(gè)好的主管，你必須好好加強(qiáng)自己的溝通技巧。 　　你和上司溝通的方式，不能用在部屬上，同樣地，你對(duì)個(gè)別部屬談話的方式，也跟你和一群人溝通的方式不同。不論對(duì)誰(shuí)，你的態(tài)度都要清楚、開放、誠(chéng)實(shí)。溝通最重要的基礎(chǔ)，就是你平常在辦公室的聲譽(yù)、可信賴度，和你想表達(dá)的想法。如果部屬覺得你另有企圖，或者講話不誠(chéng)實(shí)，他們不會(huì)相信你的話。 　　設(shè)定工作的優(yōu)先順序 　　作為主管的一個(gè)重要工作，就是訂出事情的優(yōu)先順序。第一線主管最重要的10件事情是：一、決定優(yōu)先順序；二、定好計(jì)劃，分配工作；三、協(xié)調(diào)工作；四、觀察、評(píng)估部屬的表現(xiàn)；五、根據(jù)部屬的表現(xiàn)，作出精確而誠(chéng)實(shí)的回饋；六、為部屬提供訓(xùn)練；七、處理必要的行政和文件作業(yè)；八、向部屬清楚地溝通政策、流程；九、立即處理問(wèn)題和沖突；十、找出改善工作的方法。 　　先和上司談?wù)�，他希望你�?duì)公司有哪些貢獻(xiàn)，對(duì)你的部門又有什么期望。然后列出完成的時(shí)間，這些就是你的目標(biāo)。訂目標(biāo)的時(shí)候，應(yīng)該要注意原則。也就是說(shuō)，目標(biāo)要： 　　一、明確。明確地說(shuō)出必須完成什么事。 　　二、可衡量�？梢宰屇阕粉欁隽耸裁词拢�什么還沒做。 　　三、可達(dá)成。所訂定的目標(biāo)不要不切實(shí)際，免得突然讓部屬覺得沮喪。 　　四、相關(guān)。目標(biāo)必須能夠支持公司的使命、目標(biāo)和策略。 　　五、有時(shí)間限制。決定是否在一定的時(shí)間內(nèi)完成，或者應(yīng)該每隔一段時(shí)間完成。 　　在擬出優(yōu)先順序后，就要列出你的工作計(jì)劃了。首先應(yīng)具體寫出你應(yīng)該做的事，這些活動(dòng)應(yīng)該是同時(shí)還是按順序做。把時(shí)間表寫下來(lái)，其中還應(yīng)該包括人、時(shí)間、錢和材料。此外，寫清楚可能會(huì)發(fā)生的問(wèn)題，例如機(jī)器故障、材料耽擱等可能讓你無(wú)法達(dá)成目標(biāo)。找出最可能發(fā)生的問(wèn)題，想想該如何預(yù)防減少傷害事故。 　　盡量把你的計(jì)劃和上司、部屬，和任何可能幫助你的人討論，確保他們了解自己扮演的角色。當(dāng)計(jì)劃改變時(shí)，也要立刻讓他們知道。 　　學(xué)習(xí)授權(quán)的藝術(shù) 　　想要讓日子過(guò)得愉快，或者未來(lái)有機(jī)會(huì)承擔(dān)更大的責(zé)任，他必須學(xué)會(huì)授權(quán)。授權(quán)不是把一大堆你不要做的事情往下丟，而是應(yīng)該把你很喜歡做的事情分擔(dān)給部屬，讓他們有更多挑戰(zhàn)，提高能力。如果你學(xué)會(huì)授權(quán)，還可以讓你把注意力更集中放在那些你無(wú)法授權(quán)的事情上。 　　什么時(shí)候授權(quán)？當(dāng)你有信心部屬準(zhǔn)備好承擔(dān)這些責(zé)任的時(shí)候，想一想，他們對(duì)組織目標(biāo)投入嗎？他們想不想要接受新挑戰(zhàn)？要辦理的事情很急迫嗎？ 　　把你目前的工作列出一張表來(lái)，決定一下哪些工作上司會(huì)特別注意，哪些工作還需要教導(dǎo)下屬，把這些工作留著，其他就是你可以授權(quán)給下屬的工作。把哪些表現(xiàn)不錯(cuò)的下屬，和這些工作連起來(lái)。誰(shuí)適合哪項(xiàng)任務(wù)？最困難的可能是哪個(gè)部份？怎樣激勵(lì)他們?nèi)プ觯? 　　決定之后，告訴他們你的想法背后的原因是什么，清楚地讓他知道你希望他完成的工作是什么，以及他有多少權(quán)責(zé)。例如他做每個(gè)決定之前都必須和你先討論，或者他可以在什么范圍之內(nèi)做決定，時(shí)間表是什么。 　　讓部屬覺得你對(duì)他們很有信心。千萬(wàn)不要把事情拿回來(lái)自己做。如果有問(wèn)題，要了解癥結(jié)是什么。也許是他們信心不足，也許是不了解你的期望，也許你的標(biāo)準(zhǔn)太高。找出原因后，在下次授權(quán)的時(shí)候，就可以做得更好。 　　績(jī)效評(píng)估的目的不是為了替下屬打分?jǐn)?shù)，而是把他們的工作和公司目標(biāo)結(jié)合在一起，同時(shí)找出他們還沒有被開發(fā)的能力，給他們支援和鼓勵(lì)。 　　進(jìn)行績(jī)效評(píng)估時(shí)要客觀，討論的重點(diǎn)有兩方面：下屬的工作習(xí)慣和結(jié)果。工作結(jié)果指的是具體產(chǎn)出，例如每小時(shí)處理多少份文件、達(dá)到預(yù)定進(jìn)度多少；習(xí)慣則是他們的行為和公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)有多少差別，例如工作程序是否不遵守規(guī)定、不注重安全、常遲到等。 　　評(píng)估工作績(jī)效時(shí)，要盡量具體，用實(shí)際的例子支持你的觀察。避免說(shuō)一些抽象話，例如“請(qǐng)改進(jìn)你的態(tài)度”、“你要讓別人能夠信賴”。但也不要因?yàn)橐淮问录�，就讓你的評(píng)估太正面或負(fù)面，或讓個(gè)人情緒影響判斷。每個(gè)人都不一樣，表現(xiàn)也可能不一樣。作為主管，必須認(rèn)清這個(gè)事實(shí)。 　　這些看來(lái)簡(jiǎn)單的基本重點(diǎn)，卻是決定一個(gè)主管未來(lái)表現(xiàn)最重要的基礎(chǔ)。還記得你最討厭的上司嗎？他所欠缺的，可能不是什么復(fù)雜的理論或技術(shù)，不過(guò)就是這幾個(gè)問(wèn)題而已，溝通不良，不會(huì)授權(quán)，不懂得如何開會(huì)，或者績(jī)效評(píng)估做得不好�！�