新主管如何主管？

你可能已擔任主管很長一段時間。還記得剛升遷時心中的惶恐嗎？當時是否希望有人能提供一本圣典，告訴你如何做一個主管？在擔任別人的部屬時，你或多或少對上司的管理方式不太同意�，F(xiàn)在，你已身為一個主管，究竟該怎樣做決定？該先處理哪些事情？可不能像從前那樣，只管自己的事情就行。你必須有一個主管的樣子，分清楚事情的輕重緩急。必須知道部屬在做什么，他們的感覺怎么樣，他們對你又有什么期望？ 　　身為一位主管不能再像以前只管好自己就行了，必須更清楚上司與部屬對自己工作的期待，分清楚事情輕重緩急，以決定優(yōu)先順序，同時運用授權讓下屬和自己都能成長，并通過正確的績效評估和鼓勵部屬。 　　先做好溝通的功課 　　首先，作為一個主管，你應該先做一些功課，必須對公司或部門的發(fā)展有清楚的了解，該部門以前的任務是什么，現(xiàn)在是什么、未來又有可能要發(fā)展些什么、整個公司或機關的使命是什么、組織結構如何、重要部門之間彼此的關系和互動如何、部門主管是誰，對于這些問題，你必須在心里面有一張清楚的地圖。 　　此外，你必須了解幾種重要關系：你的上司最重視哪些事情？他對你的期望有哪些？你有沒有哪些權限可以自己做決定？你希望你多久和他溝通一次？他最討厭的事情是什么？哪些人是他的朋友，哪些人又是他的敵人？ 　　對于顧客或服務對象，你必須知道他們真正的期望是什么。不要以為你已經知道他們要什么，你必須和他們談談，才會更清楚了解。此外，和部屬個別談一談，誠懇地問問他們，最大的期望和關切是什么，他們希望看到哪些改變。 　　管理大師杜拉克曾說，60%的辦公室問題都是因溝通不良產生的結果。要做一個好的主管，你必須好好加強自己的溝通技巧。 　　你和上司溝通的方式，不能用在部屬上，同樣地，你對個別部屬談話的方式，也跟你和一群人溝通的方式不同。不論對誰，你的態(tài)度都要清楚、開放、誠實。溝通最重要的基礎，就是你平常在辦公室的聲譽、可信賴度，和你想表達的想法。如果部屬覺得你另有企圖，或者講話不誠實，他們不會相信你的話。 　　設定工作的優(yōu)先順序 　　作為主管的一個重要工作，就是訂出事情的優(yōu)先順序。第一線主管最重要的10件事情是：一、決定優(yōu)先順序；二、定好計劃，分配工作；三、協(xié)調工作；四、觀察、評估部屬的表現(xiàn)；五、根據部屬的表現(xiàn)，作出精確而誠實的回饋；六、為部屬提供訓練；七、處理必要的行政和文件作業(yè)；八、向部屬清楚地溝通政策、流程；九、立即處理問題和沖突；十、找出改善工作的方法。 　　先和上司談談，他希望你對公司有哪些貢獻，對你的部門又有什么期望。然后列出完成的時間，這些就是你的目標。訂目標的時候，應該要注意原則。也就是說，目標要： 　　一、明確。明確地說出必須完成什么事。 　　二、可衡量。可以讓你追蹤做了什么事，什么還沒做。 　　三、可達成。所訂定的目標不要不切實際，免得突然讓部屬覺得沮喪。 　　四、相關。目標必須能夠支持公司的使命、目標和策略。 　　五、有時間限制。決定是否在一定的時間內完成，或者應該每隔一段時間完成。 　　在擬出優(yōu)先順序后，就要列出你的工作計劃了。首先應具體寫出你應該做的事，這些活動應該是同時還是按順序做。把時間表寫下來，其中還應該包括人、時間、錢和材料。此外，寫清楚可能會發(fā)生的問題，例如機器故障、材料耽擱等可能讓你無法達成目標。找出最可能發(fā)生的問題，想想該如何預防減少傷害事故。 　　盡量把你的計劃和上司、部屬，和任何可能幫助你的人討論，確保他們了解自己扮演的角色。當計劃改變時，也要立刻讓他們知道。 　　學習授權的藝術 　　想要讓日子過得愉快，或者未來有機會承擔更大的責任，他必須學會授權。授權不是把一大堆你不要做的事情往下丟，而是應該把你很喜歡做的事情分擔給部屬，讓他們有更多挑戰(zhàn)，提高能力。如果你學會授權，還可以讓你把注意力更集中放在那些你無法授權的事情上。 　　什么時候授權？當你有信心部屬準備好承擔這些責任的時候，想一想，他們對組織目標投入嗎？他們想不想要接受新挑戰(zhàn)？要辦理的事情很急迫嗎？ 　　把你目前的工作列出一張表來，決定一下哪些工作上司會特別注意，哪些工作還需要教導下屬，把這些工作留著，其他就是你可以授權給下屬的工作。把哪些表現(xiàn)不錯的下屬，和這些工作連起來。誰適合哪項任務？最困難的可能是哪個部份？怎樣激勵他們去做？ 　　決定之后，告訴他們你的想法背后的原因是什么，清楚地讓他知道你希望他完成的工作是什么，以及他有多少權責。例如他做每個決定之前都必須和你先討論，或者他可以在什么范圍之內做決定，時間表是什么。 　　讓部屬覺得你對他們很有信心。千萬不要把事情拿回來自己做。如果有問題，要了解癥結是什么。也許是他們信心不足，也許是不了解你的期望，也許你的標準太高。找出原因后，在下次授權的時候，就可以做得更好。 　　績效評估的目的不是為了替下屬打分數(shù)，而是把他們的工作和公司目標結合在一起，同時找出他們還沒有被開發(fā)的能力，給他們支援和鼓勵。 　　進行績效評估時要客觀，討論的重點有兩方面：下屬的工作習慣和結果。工作結果指的是具體產出，例如每小時處理多少份文件、達到預定進度多少；習慣則是他們的行為和公司規(guī)定的標準有多少差別，例如工作程序是否不遵守規(guī)定、不注重安全、常遲到等。 　　評估工作績效時，要盡量具體，用實際的例子支持你的觀察。避免說一些抽象話，例如“請改進你的態(tài)度”、“你要讓別人能夠信賴”。但也不要因為一次事件，就讓你的評估太正面或負面，或讓個人情緒影響判斷。每個人都不一樣，表現(xiàn)也可能不一樣。作為主管，必須認清這個事實。 　　這些看來簡單的基本重點，卻是決定一個主管未來表現(xiàn)最重要的基礎。還記得你最討厭的上司嗎？他所欠缺的，可能不是什么復雜的理論或技術，不過就是這幾個問題而已，溝通不良，不會授權，不懂得如何開會，或者績效評估做得不好�！�